Счета и балансы

В этой статье разобраны два разных понятия, которые легко спутать:

• Счёт/касса — место хранения денег (расчётный счёт, касса, кошелёк) с собственным остатком.
• Баланс контрагента — взаиморасчёты: кто кому должен.

Также здесь объяснены валюты и курсы.

Где это настраивается и кто имеет доступ

Счета, валюты и курсы относятся к справочникам. Управление ими доступно администратору и руководителю (см. Справочники). Клиент видит свои операции, но не управляет справочниками. Менеджеру и кладовщику раздел «Финансы» не отображается.

Счета и кассы

Счёт в LogiFlow — это источник/хранилище денег: расчётный счёт в банке, касса, электронный кошелёк, корпоративная карта. У каждого счёта есть валюта и текущий остаток (баланс).

Зачем заводить счета

• Видеть остаток денег в каждом источнике в любой момент.
• Привязывать оплаты к конкретному счёту — «это пришло на «Точка-Банк ₽», это списано с «Альфа-Банк USD».
• Корректно считать движение денег по компании в аналитике.

Создание счёта

Справочники → Счета (см. Справочники). Доступно администратору и руководителю.

1. Нажмите Новый счёт.
2. Заполните:
   • Название — короткое и понятное: «Расчётный счёт Точка», «Касса основная», «Карта Альфа USD». В рамках компании название счёта уникально.
   • Валюта — из справочника валют компании. Если нужной валюты нет — сначала добавьте её в справочник валют. Валюта задаётся при создании счёта и в дальнейшем наследуется финансовыми документами: при создании счёта или платежа вы сначала выбираете счёт-кассу, а его валюта автоматически подставляется в документ (отдельно валюту в документе выбирать не нужно).
   • Реквизиты — организационно-правовая форма и набор реквизитов: ИНН/КПП/ОГРН(ИП), наименование банка, расчётный счёт, корреспондентский счёт, БИК и др., а также подписанты (ФИО, должность, основание полномочий). Набор полей зависит от выбранной правовой формы. Эти реквизиты используются в печатных формах (см. ниже).
   • Налоговый режим по НДС и Ставка НДС — см. следующий раздел: это одна настройка из двух полей, и заполняются они вместе.
   • Активен — снимите галочку, если счёт закрыт. Закрытые счета не предлагаются в выпадающих списках при создании операций, но история по ним сохраняется.
3. Сохраните.

Налоговый режим и ставка НДС

НДС задаётся на счёте-кассе, а не в операции: счёт в LogiFlow — это ваше юрлицо (на нём же реквизиты и подписанты), а у одной компании может быть несколько юрлиц с разными режимами.

Режим выбирается из трёх:

Режим	Когда	Ставка
Облагается НДС	обычная деятельность с НДС	укажите свою: 22, 10, … — больше нуля
НДС 0% (ст. 164 НК)	международная перевозка — облагаемая операция по нулевой ставке	всегда 0
Без НДС (освобождение, УСН)	освобождение по ст. 145/149 НК, упрощёнка	всегда 0

По умолчанию у нового счёта — «Без НДС», ставка 0. Ставку система не придумывает: молча подставленный процент уехал бы в печатную форму и в электронную накладную.

Поле «Ставка НДС» появляется, только когда выбран режим «Облагается НДС». В остальных режимах ставки нет — ни нулевой, ни какой-либо ещё.

«НДС 0%» и «без НДС» — это разные вещи

Арифметически они совпадают: налога нет в обоих случаях. Различие — в том, что вы заявляете в документе. «НДС 0%» — операция облагаемая, налог предъявлен в сумме 0.00, право на вычет входного НДС сохраняется (в декларации — раздел 4, нужен подтверждающий пакет). «Без НДС» — налога нет вовсе (раздел 7). В печатной форме и в титуле накладной это тоже разные записи: «0%» против «без НДС».

Поэтому нулевую ставку нельзя поставить «на всякий случай»: выбирайте её, только если у вас действительно международная перевозка по пп. 2.1 п. 1 ст. 164 НК.

Суммы в системе хранятся с НДС

Сумма счёта, цена и сумма позиции — это всегда суммы с налогом. НДС не начисляется сверху, а выделяется изнутри по расчётной ставке (п. 4 ст. 164 НК):

НДС     = сумма × ставка ÷ (100 + ставка)
без НДС = сумма − НДС

Например, 122 000 ₽ при ставке 22% — это 100 000 ₽ без НДС и 22 000 ₽ налога, а не 122 000 + 26 840.

Ставка здесь — пример. Система считает по той ставке, которая стоит у счёта-кассы, и не подставляет никакую сама.

Отсюда важное следствие для тарифов: ставка тарифа тоже вводится с НДС — см. Тарифы. Если завести ставку «как в договоре, без НДС», каждый счёт по ней будет занижен на сумму налога.

Ставку и режим система не даст рассогласовать: ненулевая ставка возможна только в режиме «Облагается НДС», а в этом режиме ставка обязана быть больше нуля. Попытка сохранить пару вроде «Без НДС + 22%» вернёт ошибку.

Не дублируйте счета

Если у вас один банк, но несколько валют — заводите по одному счёту на валюту: «Сбер ₽», «Сбер USD», «Сбер EUR». Не «Сбер мультивалютный»: один счёт — одна валюта.

Удаление счёта защищено

Счёт нельзя удалить «вслепую», если на него ссылаются операции. Закрытый (неактивный) счёт перестаёт мешать в списках, но остаётся в истории.

Счёт-касса как юрлицо: реквизиты в печатных формах

Счёт-касса в LogiFlow — это не только остаток денег, но и набор реквизитов юридического лица: организационно-правовая форма, ИНН/КПП/ОГРН(ИП), банковские реквизиты (банк, расчётный и корреспондентский счёт, БИК), подписанты (ФИО, должность, основание полномочий), при необходимости — машиночитаемая доверенность (МЧД).

Благодаря этому в рамках одной компании можно вести несколько юридических лиц: заведите отдельную счёт-кассу на каждое юрлицо (и на каждую валюту) — у каждой будут свои реквизиты и подписанты. Это удобно, когда у логистической компании несколько юрлиц под разные направления.

Откуда печатные формы берут реквизиты вашей организации

При печати документа (например, счёта) реквизиты вашей стороны подставляются из реквизитов того счёта-кассы, который выбран в финансовом документе. Поэтому, чтобы документ распечатался от нужного юрлица, выберите в нём соответствующий счёт-кассу. Подробнее о шаблонах — Шаблоны печати.

Баланс счёта

Баланс счёта = сумма всех проведённых оплат, прошедших через него: входящие оплаты прибавляются, исходящие — вычитаются.

Счета (документы) не меняют баланс кассы

Баланс счёта/кассы двигают только проведённые оплаты. Документы типа Счёт на остаток кассы не влияют — они меняют только баланс контрагента (обязательство). См. Что значит «провести».

Где увидеть балансы счетов:

• Раздел «Баланс» → вкладка «Счета компании» — текущие остатки по всем счетам и итог по валютам (см. Раздел «Баланс»).
• Дашборд — виджет с балансами основных счетов (см. Дашборд).

Непроведённые операции не учитываются

Черновик расхода на 100 000 ₽ не списан со счёта, пока не проведён. Это сделано специально: балансы показывают фактическое состояние, а не план.

Балансы контрагентов

Помимо остатков на счетах LogiFlow ведёт балансы контрагентов — взаиморасчёты в разрезе валюты. Баланс ведётся отдельно для каждого контрагента и каждой валюты.

Контрагенты бывают двух видов:

• Клиент — пользователь системы (баланс клиента).
• Внешний контрагент — из справочника контрагентов (баланс контрагента).

Знак баланса — внимательно

В LogiFlow знак баланса единый и для клиентов, и для внешних контрагентов:

Знак баланса	Что означает
Отрицательный	Контрагент должен компании (наша дебиторская задолженность).
Положительный	Компания должна контрагенту (наша кредиторская задолженность или переплата/аванс).
Ноль	Взаиморасчёты закрыты.

Знак контринтуитивен

«Клиент нам должен» = отрицательный баланс, а не положительный. Это часто путают. Запомните: отрицательный — должны нам, положительный — должны мы.

Примеры:

• Клиент получил услуги, но не оплатил → баланс клиента отрицательный (он должен нам).
• Клиент внёс аванс больше суммы услуг → баланс клиента положительный (мы должны ему / это его переплата).
• Мы получили акт от перевозчика, но ещё не заплатили → баланс перевозчика положительный (мы должны ему).
• Мы переплатили перевозчику → баланс перевозчика отрицательный (он должен нам).

Балансы видны в карточке контрагента/клиента и в списках контрагентов. Подробно о работе с долгами — Дебиторка и старение.

Баланс контрагента меняет только проводка

Баланс контрагента изменяется при проводке операции (счёта или оплаты). Создание черновика и разнесение документов на баланс контрагента не влияют.

Раздел «Баланс»

Отдельный пункт меню «Баланс» сводит все остатки компании на одном экране. Доступен администратору и руководителю (менеджеру, кладовщику и клиенту пункт меню не показывается). Содержит три вкладки:

Вкладка	Что показывает
Счета компании	Остаток по каждому счёту-кассе (название, валюта, баланс) и блок «Итоговый баланс по валютам» — сумма остатков по каждой валюте.
Контрагенты	Балансы внешних контрагентов — по колонке на каждую валюту компании. Есть поиск и сортировка.
Клиенты	Балансы клиентов-пользователей — по колонке на каждую валюту. Есть поиск и сортировка.

Балансы показываются по каждой валюте, заведённой в настройках компании (отдельная колонка/строка на валюту). Знак трактуется одинаково: отрицательный (красный) — должны нам, положительный (зелёный) — должны мы (см. Знак баланса). Для счетов-касс знак — это просто положительный или отрицательный остаток денег.

Это «снимок на сейчас»

Раздел показывает текущие балансы (по проведённым операциям) и не строит историю за период. Для анализа задолженности по срокам используйте отчёт Старение долга.

Мультивалютность и курсы

Валюты компании

В справочнике Валют ведётся набор валют компании (см. Справочники). Одна из валют назначается базовой (по умолчанию) — обычно рубль. Базовая валюта в компании ровно одна.

Курсы валют

Курс задаётся вручную для каждой не-базовой валюты на конкретную дату (модель курса валюты). Особенности:

• Курс хранится по дате: на одну дату для одной валюты — один курс.
• Для базовой валюты курс задавать нельзя (её курс к самой себе всегда 1).
• Чтобы задавать курсы, у компании должна быть назначена базовая валюта.

У самой операции отдельного «курса» нет

В операции хранятся только сумма и валюта — отдельного поля «курс на момент операции» нет. Приведение сумм к базовой валюте делает аналитика, используя курсы из справочника. Поэтому для корректной мультивалютной аналитики важно своевременно вносить курсы.

В аналитике суммы в разных валютах приводятся к базовой (или выбранной) валюте по курсам из справочника. Если курса на нужную дату нет, отчёт может предупредить о неполном пересчёте.

Что дальше

• Финансовые операции — что и как заводить.
• Что значит «провести» — почему черновики не учитываются и что меняет проводка.
• Дебиторка и старение — управление задолженностью.
• Справочники — счета, валюты, курсы, статьи, услуги.