С чего начать и кто что может (роли и права)
Эта страница состоит из двух частей:
- Первые шаги по ролям — что делать в первые 10–15 минут после входа.
- Матрица прав по ролям — точная разбивка «кто что видит и может» по каждому модулю.
В LogiFlow шесть ролей: superuser (администратор платформы), admin (администратор компании), boss (руководитель), manager (менеджер), warehouse (кладовщик), client (клиент). Ниже описаны сценарии для admin, boss, manager, warehouse и client. Суперпользователь — техническая роль администрирования платформы; его сценарии здесь не разбираются, но его исключительные возможности отмечены отдельно.
Сотрудники одной компании видят только данные своей компании. Клиент видит только свои заявки. Между компаниями переключается только администратор платформы (суперпользователь) — обычные роли всегда «заперты» в своей компании.
Первые шаги по ролям
Менеджер по логистике
Ваша основная задача — собирать обращения клиентов в заявки и группировать их в отправления (перевозки).
- Откройте раздел Заявки — посмотрите, как выглядит список и какие статусы используются в вашей компании.
- Создайте заявку: кнопка Добавить заявку. Мастер из 4 шагов: Клиент (единственное обязательное поле), маршрут (отправитель/получатель и адреса) и перевозчик, груз (места, вес, объём, тариф), файлы. Подробно — в разделе Заявки. Заявку можно создать, ещё не зная, в каком отправлении поедет груз.
- Соберите заявки в отправление. Отправление — это конкретная перевозка (рейс); в одно отправление можно собрать несколько заявок. Отправления создаются и ведутся в разделе Отправления — заявка сама по себе отправление не создаёт. Привязать заявку к отправлению можно двумя способами: прямо в заявке полем «Привязать к отправлению», либо массово — выделив заявки галочками в таблице и нажав «Изменить статусы и отправления». Заявка может оставаться без отправления, пока рейс не определён.
- Если перевозка многоэтапная (несколько перевозчиков, перегрузки, разные виды транспорта) — изучите Мультимодальные перевозки.
- Прикрепляйте к заявкам и отправлениям файлы (накладные, фото, спецификации). См. Файлы в логистике.
- Управляйте статусами заявок и отправлений по мере их движения — статус заявки можно менять прямо из таблицы или массово. См. Статусы и их настройка.
В таблице заявок колонка «Счёт» показывает, выставлен ли счёт по заявке и оплачен ли он — так удобно не пропустить выставление счёта. Суммы счетов и долг видны только Руководителю и Администра тору, но сам индикатор виден и менеджеру. Подробнее — в разделе Заявки.
Менеджер не видит разделы Финансы, Баланс и Аналитику (клиент при этом раздел Финансы видит — но только свои операции). Финансовый учёт (доходы от клиента, расходы на перевозчика, проводки) ведут Администратор и Руководитель. Если вам нужно отразить деньги по перевозке — передайте данные руководителю или администратору.
Руководитель
Вам важна общая картина, контроль ключевых показателей и финансов.
- Зайдите на Дашборд — сводка по заявкам, отправлениям, финансам и задол женностям.
- Откройте Финансы → Операции — здесь учитываются входящие и исходящие операции. Освойте проводки: операция влияет на баланс только после нажатия «Провести». См. Что значит «провести» и Финансовые операции.
- Изучите Баланс — остатки по счетам и взаиморасчёты с контрагентами. См. Счета.
- Откройте Аналитика — детальные отчёты:
- Прибыльность — сколько компания заработала на каждом отправлении.
- Производительность перевозчиков — кто работает быстро, кто срывает сроки.
- Дебиторская задолженность — сколько и кто должен. См. Дебиторка и старение.
- Мультимодальная аналитика — узкие места в перевозках с несколькими этапами.
- Незнакомые показатели расшифрованы в Глоссарии аналитики: DSO, aging, unit economics.
Кладовщик
Вы работаете с физической приёмкой и отгрузкой грузов.
- Откройте Отправления — отфильтруйте по нужному статусу (например, «На загрузке» / «На выгрузке»).
- Когда груз приехал на склад — откройте отправление, проставьте фактическую дату загрузки/выгрузки и прикрепите складские документы (фото груза, накладные). См. Файлы в логистике.
- После завершения операции переведите отправление в следующий статус. См. Статусы и их настройка.
- Для быстрой работы «в поле» используйте мобильную версию (
/mobile) — она открывается автоматически при входе с телефона.
Кладовщик не создаёт и не удаляет заявки/отправления — он обновляет их статусы, даты и файлы. Финансы и аналитика кладовщику в меню недоступны.
Администратор
Вы настраиваете систему под бизнес-процессы вашей компании.
-
Заведите пользователей и назначьте им роли. См. Управление пользователями.
-
Настройте справочники и параметры (сгруппированы по областям — Логистика, Финансы, Пользователи и система, Документы):
- Статусы заявок и отправлений — под ваш рабочий процесс.
- Типы отправлений, транспорт, водители, адреса.
- Статьи доходов и расходов, валюты, счета, услуги.
-
При необходимости — заведите кастомные поля для заявок, отправлений, счетов или платежей. См. Кастомные поля.
-
Настройте печатные шаблоны (Excel-файлы с переменными). См. Печатные шаблоны.
-
Настройте уведомления — какие события и каким ролям отправляются. См. Настройки уведомлений.
-
Контролируйте действия сотрудников через Журнал действий, а финансы и аналитику — через соответствующие разделы.
Всё перечисленное, кроме назначения роли руководителя и журнала действий, доступно и руководителю (boss). Подробнее — в разделе «Чем boss отличается от admin» ниже.
Клиент
Вы — заказчик перевозок и видите только свои заявки.
- На Дашборде — сводка по вашим текущим заявкам.
- В разделе Заявки — все ваши обращения и их статус. Новую заявку вы можете создать сами. Редактировать заявку можно, пока она в начальном статусе («новая»); после того как её взяли в работу, изменения вносит менеджер.
- В разделе Отправления — этап и статус перевозки по вашим заявкам.
- Вопросы по конкретной перевозке задавайте своему менеджеру.
Клиент не видит аналитику, баланс, журнал действий, чужие заявки и данные других клиентов. Доступ к файлам в логистике у клиента ограничен — основной обмен документами идёт через менеджера.
Раздел Финансы клиенту, наоборот, доступен — но только свои документы и только на просмотр: создавать и проводить операции он не может. То же видно в таблице доступа ниже.
Матрица прав по ролям
Условные обозначения: ✓ — есть доступ/действие, — — нет, свои — только собственные записи, R — только просмотр (read-only).
Колонка «суперпользователь» опущена: он имеет полный доступ ко всем компаниям и используется только для администрирования платформы.
Администратор и Руководитель — это старшие роли. По иерархии (superuser → admin → boss → manager → warehouse → client) старшая роль обладает всеми правами младших. Поэтому admin и boss создают, редактируют и удаляют заявки и отправления, проводят и отменяют финансовые операции — всё то же, что и менеджер, плюс настройки.
Отличия руководителя (boss) от администратора (admin) — в управлении пользователями (роль руководителя, смена ролей и отключение старших), журнале действий и выгрузке всех данных компании; полный список — в разделе Чем boss отличается от admin. В логистике, финансах и аналитике admin и boss равноправны.
Видимость разделов меню
| Раздел | admin | boss | manager | warehouse | client |
|---|---|---|---|---|---|
| Дашбор д | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Отправления | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Заявки | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Финансы | ✓ | ✓ | — | — | ✓ (только свои) |
| Расчёт отправки | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ |
| Баланс | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Аналитика | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Журнал действий | ✓ | — | — | — | — |
| Пользователи | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
| Настройки | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
В меню «Аналитика» показывается администратору и руководителю. Дашборд при этом доступен всем ролям (клиенту — только его данные).
Раздел виден администратору, руководителю, менеджеру и клиенту; не виден кладовщику. Менеджер и клиент считают стоимость и просматривают справочник тарифов; создавать, менять и удалять тарифы могут администратор и руководитель.
Клиент при этом работает только со «своим»: заявки — где он заказчик, тарифы — публичные плюс проставленные в его заявках. См. Что видит клиент.
Разделы Компании / Тарифы (тарифные планы сервиса) / Подписки видны только администратору платформы (суперпользователю).
Заявки
| Действие | admin | boss | manager | warehouse | client |
|---|---|---|---|---|---|
| Видеть список | ✓ (вся компания) | ✓ (вся компания) | ✓ (вся компания) | ✓ (вся компания) | свои |
| Создавать | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ (свои) |
| Редактировать | ✓ | ✓ | ✓ | статус/комментарий/факт. даты | свои, в статусе «новая» |
| Удалять | ✓ | ✓ | ✓ | — | свои, в статусе «новая» |
| Менять статус | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — |
| Видеть тариф заявки | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ (просмотр) |
| Выбирать/менять тариф заявки | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
| Файлы | загрузка/скачивание | загрузка/скачивание | загрузка/скачивание | работа с файлами | ограниченно |
Расчёт отправки и тарифы
| Действие | admin | boss | manager | warehouse | client |
|---|---|---|---|---|---|
| Видеть раздел в меню | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ |
| Считать стоимость по заявке и тарифу | ✓ | ✓ | ✓ | — | по своим заявкам |
| Считать без заявки (вес и объём вручную) | ✓ | ✓ | ✓ | — | по доступным тарифам |
| Просматривать справочник тарифов | ✓ | ✓ | ✓ (все) | — | публичные + из своих заявок |
| Создавать / менять / удалять тарифы | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Менять флаг «Публичный» у тарифа | ✓ | ✓ | — | — | — |
Флаг «Публичный» у тарифа выключен по умолчанию — в том числе у всех тарифов, заведённых до появления этой возможности. Клиент видит только публичные тарифы и те, что менеджер проставил в его собственных заявках. Подробнее — Что видит клиент.
Отправления
| Действие | admin | boss | manager | warehouse | client |
|---|---|---|---|---|---|
| Видеть список | ✓ (вся компания) | ✓ (вся компания) | ✓ (вся компания) | ✓ (вся компания) | по своим заявкам |
| Создавать | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
| Редактировать | ✓ | ✓ | ✓ | факт. даты, с татус, комментарий | — |
| Удалять | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
| Менять статус | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — |
| Файлы | загрузка/скачивание/удаление | загрузка/скачивание/удаление | загрузка/скачивание/удаление | загрузка/скачивание (свои файлы) | — |
Кладовщик (warehouse) не создаёт и не удаляет заявки/отправления — он обновляет статусы, фактические даты и файлы. Тариф за явки ему не показывается нигде: ни в карточке, ни в колонке таблицы, ни в выгрузке, ни в печатных формах. Старшие роли (manager, boss, admin) делают всё перечисленное без ограничений.
Финансы (операции, проводки, счета)
| Действие | admin | boss | manager | warehouse | client |
|---|---|---|---|---|---|
| Видеть раздел в меню | ✓ | ✓ | — | — | ✓ |
| Просмотр операций | ✓ | ✓ | через API* | — | только свои** |
| Создавать операции | ✓ | ✓ | через API* | — | — |
| Проводить / отменять проводку | ✓ | ✓ | через API* | — | — |
| Управление счетами / статьями / валютами | ✓ | ✓ | — | — | — |
* «через API» означает: на уровне системы действие доступно роли manager (проводка требует роль «менеджер и выше»), но в интерфейсе раздел Финансы менеджеру не показывается.
** Клиент видит раздел, но только свои операции: те, что привязаны к его заявкам, и те, где он сам указан контрагентом. Сужение делает сервер, а не интерфейс. Создавать и проводить операции клиент не может.
Проводить и отменять финансовые операции по коду может менеджер и выше (то есть manager, boss, admin). Однако раздел Финансы в интерфейсе скрыт от менеджера, и рабочий сценарий учёта финансов в LogiFlow закреплён за администратором и руководителем. Управление справочниками финансов (счета, статьи, валюты) — у admin и boss; менеджеру оно недоступно.
Для пользователей и ИИ-консультанта правило простое: финансами в LogiFlow занимаются admin и boss — и оба делают это в полном объёме, включая проводки.
Аналитика
| Действие | admin | boss | manager | warehouse | client |
|---|---|---|---|---|---|
| Дашборд | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ (свои данные) |
| Отчёты (прибыльность, дебиторка, перевозчики, мультимодал) | ✓ | ✓ | — | — | — |
Дашборд доступен всем ролям, но клиент видит на нём только сводку по своим данным. Развёрнутые аналитические отчёты в меню «Аналитика» доступны администратору и руководителю.
Журнал действий
| Действие | admin | boss | manager | warehouse | client |
|---|---|---|---|---|---|
| Просмотр журнала (вся компания) | ✓ | — | — | — | — |
Журнал действий показывает изменения в пределах своей компании и открыт только администратору — ни в меню, ни по прямой ссылке руководителю он недоступен.
Пользователи / Клиенты / Контрагенты
| Действие | admin | boss | manager | warehouse | client |
|---|---|---|---|---|---|
| Видеть раздел | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
| Создавать клиентов | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
| Создавать менеджеров и кладовщиков | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Создавать руководителей (boss) | ✓ | — | — | — | — |
| Назначать роль администратора (admin) | — (только при регистрации компании) | — | — | — | — |
| Менять роль существующего пользователя | ✓ | менеджеру и кладовщику | — | — | — |
| Деактивировать пользователя | ✓ | менеджера, кладовщика, клиента | — | — | — |
| Сменить свой пароль (окно «Профиль»; данные профиля там не правятся) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Управлять клиентами/контрагентами | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
Создавать пользователей могут admin, boss и manager (менеджер — только клиентов). Но:
- назначить роль руководителя (boss) может только администратор;
- роль администратора (admin) через раздел «Пользователи» не назначается вообще — она задаётся при регистрации компании или специальным действием администратора платформы;
- менять роль уже существующего пользователя руководитель может только менеджеру и кладовщику и только между этими ролями; остальным — администратор (см. Изменение роли).
Настройки (справочники, кастомные поля, шаблоны печати, уведомления)
| Действие | admin | boss | manager | warehouse | client |
|---|---|---|---|---|---|
| Открыть раздел Настройки | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Справочники: просмотр | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Статусы, типы отправлений: изменение | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Статьи, счета, валюты: изменение | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Услуги: изменение | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
| Кастомные поля: изменение | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Шаблоны печати компании: настройка | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Генерация документов по шаблону | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — |
| Уведомления: личные настройки (свои каналы) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Уведомления: маршрутизация по ролям | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Уведомления: шаблоны писем, триггеры, тест | — | — | — | — | — |
| Биллинг: просмотр (тариф, баланс, лимиты) | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Биллинг: смена тарифа, запрос счёта, продление и возобновление подписки | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Выгрузка всех данных компании | ✓ | — | — | — | — |
Внутри Настроек объём прав различается. Изменение большинства справочников, статусов, кастомных полей, шаблонов печати компании и маршрутизации уведомлений доступно администратору и руководителю. А вот редактирование шаблонов писем уведомлений, настройка таймеров/дедупликации, тестовая отправка письма и глобальные (общие для всех компаний) шаблоны печати доступны только администратору платформы (суперпользователю).
Изменение справочника услуг доступно менеджеру и выше; прочие справочники (статусы, статьи, счета, валюты, типы, кастомные поля) меняют только admin/boss.
Биллинг: вкладку видят администратор и руководитель — оба меняют тариф, запрашивают счёт на пополнение кнопкой «Запросить счёт», продлевают и возобновляют подписку. Выгрузку всех данных компании делает только администратор. См. Биллинг и подписка.
Файлы
| Тип | admin | boss | manager | warehouse | client |
|---|---|---|---|---|---|
| Файлы заявок/отправлений: загрузка | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ограниченно |
| Файлы заявок/отправлений: скачивание | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ограниченно |
| Удаление файлов | ✓ | ✓ | ✓ | свои | — |
Прямых публичных ссылок на файлы в LogiFlow нет: каждое скачивание проверяет права доступа. Поделиться файлом с человеком вне системы можно, только скачав его и отправив обычным способом.
Мультикомпания и мобильная версия
| Возможность | admin | boss | manager | warehouse | client |
|---|---|---|---|---|---|
| Переключение между компаниями | — | — | — | — | — |
Мобильная версия (/mobile) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Переключение между компаниями доступно только администратору платформы (суперпользователю). Все остальные роли работают строго в рамках своей компании. Мобильная версия открывается автоматически при входе с телефона для любой роли.
Чем boss отличается от admin
Администратор и руководитель — равноправны в повседневной работе: оба видят всю компанию, создают/редактируют/удаляют заявки и отправления, проводят финансы, смотрят аналитику, настраивают справочники, статусы, кастомные поля, печатные шаблоны компании и маршрутизацию уведомлений.
Отличия руководителя (boss) сводятся к следующему:
| Возможность | admin | boss |
|---|---|---|
| Создавать руководителей (роль boss) | ✓ | — |
| Назначать роль администратора (admin) | — (только при регистрации компании) | — |
| Менять роль существующего пользователя | ✓ | только менеджеру и кладовщику |
| Деактивировать пользователя | ✓ | только менеджера, кладовщика, клиента |
| Журнал действий | ✓ | — |
| Выгрузка всех данных компании | ✓ | — |
| Всё остальное (логистика, финансы, биллинг, аналитика, справочники, шаблоны) | ✓ | ✓ |
Несколько вещей недоступны ни администратору, ни руководителю компании — только администратору платформы:
- переключение между компаниями;
- глобальные печатные шаблоны (общие для всех компаний);
- редактирование шаблонов писем уведомлений, настройка таймеров/дедупликации, тестовая отправка письма;
- разделы Компании / Тарифы / Подписки.
Что дальше
- Заявки — основная сущность системы.
- Отправления — исполнение перевозок.
- Что значит «провести» — для ролей с доступом к финансам.
- FAQ и Решение проблем.