Статусы и рабочие процессы
Статусы заявок и отправлений показывают, на каком этапе работы находится запись. LogiFlow позволяет полностью настраивать набор статусов под процесс именно вашей компании: стандартные значения можно переименовывать, удалять и добавлять свои.
Статусы не «зашиты» в систему. Это справочники, привязанные к вашей компании: каждая компания держит свой набор статусов заявок и свой набор статусов отправлений. Жёсткой машины состояний (state machine) на сервере нет — это сознательное решение, чтобы не навязывать чужой процесс.
Кто може т настраивать статусы
Настройка статусов (создание, переименование, изменение порядка и флагов, удаление) доступна руководящему звену компании — ролям Администратор и Руководитель.
| Действие со статусами | Администратор | Руководитель | Менеджер | Кладовщик | Клиент |
|---|---|---|---|---|---|
| Просматривать статусы | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Создавать / редактировать / удалять статусы | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Менять статус конкретной заявки/отправления | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Менеджеры и кладовщики статусы активно используют (меняют статус заявок и отправлений по ходу работы), но не редактируют справочник статусов. Клиент только видит статусы своих записей и не может их менять.
Где настраиваются
Настройки → Справочники → Статусы заявок и Статусы отправлений (см. Справочники).
В каждом справочнике видна таблица со следующими полями:
| Поле | Что значит |
|---|---|
| Название | Как статус показывается пользователям. |
| Код | Короткий идентификатор статуса для интеграций. Уникален в пределах компании. |
| По умолчанию | Отмечает статус, который считается стартовым. В компании может быть только один статус «по умолчанию» (для статусов отправлений — один на каждый тип отправления). |
| Финальный | Помечает завершённое состояние (например, «Выдано», «Доставлено»). Влияет на автоматику и аналитику (см. ниже). |
| Порядок | В каком порядке статусы показываются в списках. Уникален в пределах компании. |
| Нормативное время (ч) | Сколько часов запись по нормативу должна находиться в этом статусе. Используется в аналитике для контроля задержек. Опционально; максимум — 4320 часов (180 дней). |
Статус отправления может быть привязан к типу отправления (авто, ж/д, авиа…). Это значит, что для разных типов перевозок можно вести разные наборы статусов. Поэтому требование «ровно один статус по умолчанию» проверяется в разрезе типа отправления.
Что означают флаги «По умолчанию» и «Финальный»
По умолчанию
Статус «по умолчанию» — это стартовый статус.
Важный нюанс: при ручном создании заявки или отправления система не подставляет статус «по умолчанию» автоматически — стартовый статус выбирает тот, кто создаёт запись. Флаг «по умолчанию» используется системой в автоматических сценариях, прежде всего при копировании заявки: копия всегда получает статус, помеченный «по умолчанию». Поэтому такой статус в компании должен быть всегда ровно один.
Финальный
Финальный статус помечает завершённое состояние записи. С ним связана автоматика:
- При переходе заявки в финальный статус система проставляет дату окончания последнего этапа перевозки (если она пустая) — текущей датой.
- При переходе отправления в финальный статус дополнительно о тправляется уведомление о доставке и так же заполняется дата окончания последнего этапа.
- Записи в финальных статусах по-другому учитываются в аналитике (как завершённые, не как активные).
Нормативное время и контроль задержек
Поле Нормативное время (ч) задаёт ожидаемую длительность нахождения записи в статусе. Сопоставляя норматив с реальным временем (из истории смены статусов), аналитика показывает, где процесс «проседает» относительно норматива. Если контроль времени вам не нужен — оставьте поле пустым.
Хороший дизайн набора статусов
Несколько правил из практики:
- Не плодите статусы. Если их больше 8–10, часть, скорее всего, лишняя или это атрибут, который лучше вынести отдельно. Например, «оплачено» — это не статус перевозки, а признак расчётов (см. Взаиморасчёты).
- Один статус по умолчанию. Для заявок в стандартной поставке это «Новая заявка», для отправлений — «Ожидается».
- Финальные статусы. Для заявок это «Выдано», для отправлений — «Доставлено» (и/или ваш «Закрыто»). Их корректная пометка нужна для аналитики и автоматики.
- Единая грамматическая форма. Либо все названия — отглагольные существительные («Загрузка», «Доставка»), либо все — причастия («Загружено», «Доставлено»). Не смешивайте.
- Осмысленный порядок. Поле «Порядок» задаёт последовательность в выпадающих списках — выстройте статусы по ходу процесса.
Стандартные наборы статусов «из коробки»
При создании новой компании автоматически заводятся базовые наборы. Их можно полностью менять под себя.
Статусы заявок (6 шт.):
| Порядок | Название | По умолчанию | Финальный |
|---|---|---|---|
| 1 | Новая заявка | ✅ | |
| 2 | Ожидается на складе | ||
| 3 | Формируется | ||
| 4 | В работе | ||
| 5 | Готово к выдаче | ||
| 6 | Выдано | ✅ |
Статусы отправлений (4 шт.):
| Порядок | Название | По умолчанию | Финальный |
|---|---|---|---|
| 1 | Ожидается | ✅ | |
| 2 | Загрузка | ||
| 3 | В пути | ||
| 4 | Доставлено | ✅ |
Если процессу нужны промежуточные состояния (например, «На выгрузке» или «Закрыто» для отправлений) — добавьте их в справочник. Базовый набор намеренно компактный.
Изменение статуса конкретной записи
В карточке заявки или отправления статус — это выпадающий список. Менеджер или кладовщик выбирает новое значение.
- Каждое изменение фиксируется в истории: сохраняется новый статус, кто его установил и когда. История доступна на вкладке истории карточки.
- При поштучной смене статуса отправляются уведомления заинтересованным сторонам. (При массовой смене статусов заявок уведомления не рассылаются — см. Заявки.)
В текущей версии LogiFlow переходы между статусами не ограничены жёстко — запись можно перевести из любого статуса в любой и обратно. Логика вроде «нельзя из "Выдано" вернуть в "Новая заявка"» обеспечивается дисциплиной сотрудников, а не системой.
Можно ли удалить статус
Статус можно удалить из справочника, но не получится удалить статус, который используется — то есть на него ссылается хотя бы одна заявка/отправление или запись в истории смены статусов. Сначала переведите такие записи на другой статус.
Типичные ошибки при настройке статусов
- «Создал второй статус "по умолчанию"». Допустим только один (для отправлений — один на тип). Система не даст сохранить второй.
- «Не совпадает "Порядок"». Порядок должен быть уникальным в пределах компании — задайте разные значения.
- «Не удаляется статус». Он используется в записях или истории. Снач ала переназначьте записи.
- «Новая запись создалась не с тем статусом». При ручном создании статус выбирает пользователь; флаг «по умолчанию» автоматически применяется только при копировании.
Что дальше
- Заявки и Отправления — где статусы используются.
- Аналитика — отчёты по статусам и нормативному времени.
- Управление пользователями — кто имеет право менять и настраивать статусы.