Управление пользователями и роли

В этом разделе описано, как администратор и руководитель заводят сотрудников, назначают им роли, отключают учётные записи и как именно роли определяют доступ к функциям системы. Здесь же — принципы изоляции данных между компаниями (multi-tenancy).

Для кого эта инструкция

Инструкция охватывает все роли, кроме «суперпользователя» (это сотрудник платформы — администратор сервиса). Там, где функция доступна только ему, стоит пометка «доступно администратору платформы».

Роли в системе

В LogiFlow ровно шесть ролей. Каждая учётная запись имеет одну роль:

Код роли	Название в интерфейсе	Кто это
superuser	Суперпользователь	Сотрудник платформы (вне вашей компании). Полный доступ ко всем компаниям.
admin	Администратор	Руководитель/владелец вашей логистической компании. Полный доступ внутри своей компании.
boss	Руководитель	Руководитель подразделения. Почти все права администратора, кроме журнала действий и выгрузки всех данных компании. Руководителей не создаёт; роль меняет только менеджерам и кладовщикам, отключает — менеджеров, кладовщиков и клиентов. Профиль другого руководителя правит и ссылку для входа ему отправить может.
manager	Менеджер	Менеджер по работе с клиентами и грузами. Работает с заявками, отправлениями, финансами.
warehouse	Склад	Сотрудник склада. Фиксирует фактические даты приёма/выдачи груза.
client	Клиент	Заказчик. Видит только свои заявки и отправления (только чтение).

Роли иерархичны

Старшая роль включает права младших. Порядок старшинства: суперпользователь → администратор → руководитель → менеджер → склад → клиент. Например, всё, что доступно менеджеру, доступно также руководителю и администратору.

Где заводятся пользователи

Раздел Пользователи построен в виде страницы с тремя вкладками: Пользователи (сотрудники компании), Клиенты и Контрагенты. Ниже разобраны все три. Сам раздел доступен администратору, руководителю и менеджеру (менеджер работает преимущественно с клиентами); складу и клиенту он не показывается.

Клиент и контрагент — это разные вещи

• Клиент — это полноценная учётная запись с ролью client: он может войти в систему, видит свои заявки/отправления.
• Контрагент — это внешняя организация или лицо без учётной записи и без входа в систему. Используется в финансовых операциях и логистике как сторона сделки. У контрагента нет логина и пароля.

Контрагента при необходимости можно превратить в клиента (создать ему учётную запись).

Создание пользователя

1. Откройте раздел Пользователи и убедитесь, что выбрана вкладка Пользователи.
2. Нажмите «Добавить пользователя».
3. Заполните:
   • Имя и Фамилия; Отчество и Должность — по желанию.
   • Email — адрес, на который придут письмо со ссылкой «Задать пароль» и уведомления (логин создаётся автоматически, см. ниже). В компании адрес не повторяется, в том числе у отключённых пользователей; регистр букв не важен.
   • Телефон — опционально, для контактов и уведомлений.
   • Роль пользователя — из тех, что вам разрешено назначать (см. Кто кого может создавать). См. также Вход и роли.
4. Нажмите Создать.

Каждый активный сотрудник занимает место по тарифу, клиенты — нет. Если свободных мест нет: на масштабируемом тарифе откроется окно с доплатой за место (оплатить может администратор или руководитель), на остальных — сообщение «Превышен лимит пользователей…», и сотрудника можно будет добавить после смены тарифа. Подробнее — в Биллинге.

Как работает онбординг (важно)

LogiFlow не запрашивает пароль при создании пользователя. Вместо этого:

1. Система сама создаёт логин и отправляет на указанный email письмо с логином и кнопкой «Задать пароль». Пароля в письме нет — сотрудник задаёт его сам.
2. Ссылка действует 7 дней и подходит один раз. Если она устарела, сотрудник нажимает «Забыли пароль?» на странице входа, или вы отправляете ссылку ещё раз (см. Пароли).
3. При первом входе сотрудник сам принимает документы в окне документов — за него их не принять. См. Документы при входе.

Назначайте минимально необходимую роль

Не давайте всем роль администратора «на всякий случай». Это небезопасно, и интерфейс перегружается ненужными функциями. Менеджеру достаточно роли «Менеджер», складскому сотруднику — «Склад».

Кто кого может создавать

Создавать пользователей могут не только администраторы. Действует матрица:

Кто создаёт	Кого может создать
Администратор (admin)	Любые роли: руководитель, менеджер, склад, клиент
Руководитель (boss)	Менеджер, склад, клиент
Менеджер (manager)	Только клиентов
Склад, клиент	Никого

Изменение роли

Двойной клик по пользователю → измените поле «Роль пользователя» → сохраните. Новые права применяются к последующим запросам пользователя (на практике — после обновления сессии/токена; при необходимости попросите пользователя перелогиниться).

• Администратор меняет роль любому сотруднику компании, назначая руководителя, менеджера или кладовщика.
• Руководитель — только менеджеру и кладовщику, и только между этими ролями.
• Свою роль изменить нельзя, последнего администратора компании — понизить тоже.

Отключение пользователя (деактивация)

Если сотрудник уволился или временно не работает — не удаляйте учётную запись, а отключите её:

1. Правый клик по строке сотрудника → «Деактивировать».
2. Подтвердите.

Сотрудник сразу теряет доступ: текущая сессия завершается, войти снова не получится. Его прошлые действия и созданные записи остаются. На масштабируемом тарифе оплаченное место сверх тарифа остаётся за компанией до конца периода, деньги за него не возвращаются. Вернуть доступ — «Активировать» в том же меню: сотрудник снова займёт место по тарифу.

Отключает администратор (любого сотрудника) и руководитель (менеджера, кладовщика и клиента). Себя и последнего администратора компании отключить нельзя.

Удаление сотрудника ограничено

Полное удаление учётной записи возможно, но система его заблокирует, если сотрудник связан с данными — например, указан менеджером/клиентом в заявках, участвует в финансовых операциях, по нему есть ненулевой баланс или он создавал отправления. Нельзя удалить и последнего администратора компании. Штатный путь для ушедшего сотрудника — деактивация, а не удаление.

Пароли

Пароль знает только владелец учётки. Администратор чужой пароль не задаёт и не видит: поля «Пароль» в окне правки сотрудника и клиента нет.

• Новая учётка — пароль человек задаёт сам по ссылке из письма (см. «Онбординг» выше).
• Забыл пароль — восстанавливает сам через «Забыли пароль?», если у учётки указан email и она не отключена. Клиент — тоже, даже если письмо при создании ему не отправлялось.
• Нужна новая ссылка — правый клик по строке → «Отправить ссылку для входа» (эта же кнопка есть в окне правки). Придёт письмо со ссылкой «Задать пароль» на 7 дней.
• Учётку могли взломать — в том же окне «Отправить ссылку для входа» поставьте галочку «Сбросить текущий пароль» и нажмите «Сбросить и отправить». Прежний пароль перестаёт действовать сразу, открытые сеансы закрываются. Человеку придёт письмо «Пароль сброшен» со ссылкой, чтобы задать новый. Отключать учётку не нужно.

Без галочки ссылка не сбрасывает пароль

Прежний пароль работает, пока человек не задаст новый. Если пароль могли узнать посторонние — ставьте галочку «Сбросить текущий пароль».

Перед сбросом проверьте email в карточке: письмо уйдёт на этот адрес. Если адрес не тот — сначала исправьте его и сохраните.

«Деактивировать» — у сотрудника и у клиента — закрывает доступ, но пароль не сбрасывает: после «Активировать» старый пароль снова работает. Отключённой учётке ссылку не отправить.

Галочку может поставить тот, кто может отправить ссылку. На своей учётке её нет — свой пароль меняйте в окне «Профиль».

Если в окне правки изменён email или логин, кнопка недоступна с подсказкой «Сначала сохраните изменения» — иначе письмо ушло бы на старый адрес.

Клиенты

Клиент — заказчик с собственной учётной записью: входит в личный кабинет по логину и паролю и видит только те записи, где указан как клиент (свои заявки, отправления, операции). Клиенты ведутся на вкладке Клиенты.

Создание клиента

Доступно: администратор, руководитель, менеджер. Нажмите «Добавить клиента» и заполните:

• Email — адрес, на который придут письмо со ссылкой «Задать пароль» и уведомления.
• Имя и Фамилия.
• Телефон — опционально.
• Ответственный менеджер — закреплённый за клиентом сотрудник (можно «Без менеджера»); см. ниже.

Логин создаётся автоматически, а клиенту на email приходит письмо с логином и ссылкой «Задать пароль» — как и сотрудникам.

Если клиента создают из другой формы — например, из заявки, отправления или финансовой операции, — в ней есть галочка «Отправить ссылку для входа на e-mail». Без неё письмо не уйдёт — ссылку можно отправить позже из карточки клиента.

Email клиента в вашей компании не повторяется, в том числе у отключённых пользователей. Если клиент работает в LogiFlow и с другими компаниями, он может указать там тот же адрес: логин и пароль у каждой компании свои.

Действия с клиентом

Правый клик по строке открывает меню:

• Просмотр — карточка клиента.
• Редактировать — окно с двумя вкладками: Основная информация и Реквизиты (см. Реквизиты).
• Отправить ссылку для входа — письмо со ссылкой «Задать пароль» (если письмо не дошло, ссылка устарела или клиент забыл пароль). Пароль сбрасывается, только если отметить галочку «Сбросить текущий пароль» — см. Пароли.
• Деактивировать — клиент сразу теряет доступ, открытый сеанс закрывается. У отключённого клиента вместо этого пункта — «Активировать»: клиент снова сможет войти со своим паролем. Пункт есть у администратора и руководителя, у менеджера его нет.
• Удалить.

В карточке клиента (Просмотр) в блоке «Доступы клиента» видно, ушло ли письмо: «Отправлены: дата» или «Доступы не отправлены». Там же — кнопка «Отправить ссылку для входа».

На вкладке Основная информация правятся: Email, Логин, Имя, Фамилия, Телефон, Ответственный менеджер. Поля «Пароль» нет — вместо него кнопка «Отправить ссылку для входа». Галочка «Сообщить клиенту новый логин на e-mail» ставится сама при смене логина; письмо уйдёт, только если логин изменился.

Контрагенты

Контрагент — внешняя организация или лицо, участвующее в ваших сделках (перевозчик, поставщик услуг и т. п.), без личного кабинета и без входа в систему. В финансах и логистике контрагент используется так же, как клиент (как сторона расчётов). Контрагенты ведутся на вкладке Контрагенты.

Создание контрагента

Нажмите «Добавить контрагента» и заполните:

• Наименование — обязательное.
• Email, Телефон, Адрес — опционально.
• Контактное лицо — опционально.
• ИНН — опционально.

Действия с контрагентом

Правый клик по строке:

• Просмотр / Редактировать (вкладки Основная информация и Реквизиты) / Удалить.
• Конвертировать в клиента — создать контрагенту полноценную учётную запись клиента (потребуется email — на него придёт ссылка «Задать пароль»). Удобно, когда внешний контрагент становится заказчиком с доступом в кабинет.

Конвертация в клиента

Администратор или суперпользователь открывает «Конвертировать в клиента», проверяет предпросмотр, указывает email и при необходимости ответственного менеджера. Email не должен принадлежать другому пользователю этой компании; регистр букв не учитывается.

В новый кабинет переносятся юридические и банковские реквизиты, ОПФ, паспортные данные, сведения о нерезиденте, договор, финансовые документы и балансы всех валют. Проведённые документы повторно не проводятся.

Если контрагент участвует в перевозках, связан с водителями, транспортом или ЭДО, его карточка остаётся с отметкой «Связан с клиентом». Существующие участники перевозок и подписанные документы не изменяются. Повторно конвертировать или удалить такую карточку нельзя. Если логистических связей нет, исходная карточка удаляется после переноса.

Реквизиты копируются однократно: последующие изменения в двух карточках независимы. Новые расчёты для общего баланса клиента оформляйте на клиента; выбор сохранённого контрагента означает отдельные расчёты с внешней стороной.

После завершения окно показывает логин клиента, строку «Ссылка для входа отправлена на …» и кнопку «Перейти к клиентам». Пароля в окне нет — клиент задаст его сам. Если письмо не ушло или контрагент был отключён («Клиент отключён — ссылку для входа отправьте из карточки после включения.»), отправьте ссылку из карточки клиента; отключённого сначала включите — «Активировать» в меню строки. Документы при первом входе клиент принимает сам — за него их не принять (см. Документы при входе).

Удаление клиента и контрагента ограничено

Клиента или контрагента, по которому уже есть финансовые операции или ненулевой баланс (а для клиента — ещё и заявки/отправления), система удалить не даст — это защита от потери связанных данных. Если сторона больше не используется, оставьте её в справочнике (при необходимости пометьте неактивной) вместо удаления. Удаление безвозвратно.

Реквизиты клиентов и контрагентов

И у клиента, и у контрагента в окне редактирования есть вкладка Реквизиты — юридические данные стороны. Поля идут в таком порядке: организационно-правовая форма и наименование организации одной строкой, затем банковские реквизиты (расчётный счёт, БИК, наименование банка, корреспондентский счёт), затем ИНН, КПП и ОГРН, генеральный директор и главный бухгалтер, юридический и фактический адреса, договор.

Реквизиты подставляются в печатные формы

Эти реквизиты используются при печати документов как данные контрагента/клиента. Реквизиты вашей стороны при этом берутся из счёта-кассы документа (см. Счета и балансы). Заполните их заранее, чтобы счета и акты печатались корректно. Подробнее — Шаблоны печати.

Ответственный менеджер для клиента

В карточке клиента (вкладка Клиенты) можно указать Ответственного менеджера — сотрудника, закреплённого за этим клиентом. Это поле используется маршрутизацией уведомлений: события по клиенту по умолчанию уходят его ответственному менеджеру. Уведомления о счетах и платежах менеджер получает только по счетам заявок, а об отрицательном балансе клиента не получает: раздел «Финансы» ему закрыт.

Автоназначение

Если у клиента не указан ответственный менеджер, система может автоматически закрепить за ним администратора/руководителя компании. Чтобы события шли нужному менеджеру — назначьте его вручную.

Журнал действий (журнал активности)

Отдельный пункт меню «Журнал действий» показывает, кто и что делал в системе:

• создание/изменение/удаление записей (тип действия: Создание, Изменение, Удаление);
• изменение статусов заявок и отправлений;
• проведение и отмена проводки финансовых операций (Проведение, Отмена проводки);
• загрузка и удаление файлов.

Отправленные уведомления в журнал не попадают.

По каждой записи видно: время, пользователь, действие и описание объекта; в деталях — какие поля изменились. Записи журнала не редактируются и хранятся 365 дней с даты события, затем удаляются. Если журнал нужен надолго, выгрузите его заранее (Экспорт).

Изменения, сделанные службой поддержки LogiFlow, отмечены рядом с именем пометкой «Сотрудник платформы». Если сотрудник платформы отключил или включил учётную запись, в деталях записи может быть указано «Основание».

Инструменты журнала

• Фильтры — отбор по пользователю, типу действия, категории, периоду.
• Поиск — по тексту записи.
• Экспорт — выгрузка журнала.
• Колонки и Плотность — настройка отображения таблицы.
• Группировка — связанные операции объединяются в одну групповую. Например, разнесение платежа показывается как операция «Связывание документов (платёж №… - счёт №…)», внутри которой — изменения «Баланс документа» обоих документов. Клик по такой записи открывает окно «Детали групповой операции» со списком связанных операций.

Кто видит журнал

«Журнал действий» открыт только администратору (и администратору платформы) — он видит полный журнал своей компании. Руководителю, менеджеру, складу и клиенту журнал недоступен — ни в меню, ни по прямой ссылке. Записи всегда ограничены своей компанией.

Матрица прав по администрированию

Сводка по тому, кто что может настраивать. «Да» = доступно, «—» = недоступно.

Действие	Администратор	Руководитель	Менеджер	Склад	Клиент
Видеть все заявки/отправления/финансы компании	Да	Да	Заявки/отправления	Огранич.	Только свои
Создавать/редактировать/удалять заявки и отправления	Да	Да	Да	Статусы/даты/файлы	Свои (в статусе «новая»)
Проводить/отменять проводку финансов	Да	Да	Технически да*	—	—
Создавать клиентов	Да	Да	Да	—	—
Создавать менеджеров/кладовщиков	Да	Да	—	—	—
Создавать руководителей (boss)	Да	—	—	—	—
Менять роли пользователей	Да	Менеджерам и кладовщикам	—	—	—
Видеть журнал активности (вся компания)	Да	—	—	—	—
Настраивать кастомные поля	Да	Да	—	—	—
Настраивать печатные шаблоны (компании)	Да	Да	—	—	—
Настраивать статусы заявок/отправлений	Да	Да	—	—	—
Настраивать статьи, счета, валюты	Да	Да	—	—	—
Настраивать типы отправлений, ТС, водителей, адреса	Да	Да	—	—	—
Настраивать маршрутизацию уведомлений по ролям	Да	Да	—	—	—
Редактировать шаблоны писем уведомлений	Доступно администратору платформы	—	—	—	—
Глобальные печатные шаблоны (для всех компаний)	Доступно администратору платформы	—	—	—	—
Переключение между компаниями	Доступно администратору платформы	—	—	—	—

* Проводить и отменять проводку финансов по коду может «менеджер и выше», но раздел Финансы в интерфейсе скрыт от менеджера — фактически финансами занимаются администратор и руководитель.

Администратор и руководитель — почти равны

По иерархии ролей старшая роль включает права младших, поэтому администратор и руководитель в полном объёме работают с заявками, отправлениями и финансами (включая проводки), а не только просматривают их. Отличия руководителя от администратора — в создании руководителей, смене ролей и отключении старших сотрудников, журнале действий и выгрузке всех данных компании. Подробная сравнительная матрица — в разделе С чего начать (роли и права).

Деление «настройки vs работа»

Большинство настроек (справочники, шаблоны, кастомные поля, статусы) доступны администратору и руководителю. Менеджер, склад и клиент пользуются результатами этих настроек, но сами их не меняют. Часть тонких настроек (шаблоны писем уведомлений, глобальные печатные шаблоны, мультикомпания) — только у администратора платформы.

Multi-tenancy: изоляция данных между компаниями

LogiFlow — мультиарендная система. Это значит:

• Каждый пользователь принадлежит одной компании.
• Пользователь видит и меняет данные только своей компании. Доступ к данным другой компании невозможен.
• Все справочники (статьи, валюты, счета, статусы, типы, кастомные поля, шаблоны) тоже привязаны к компании: ваши настройки не видны и не влияют на другие компании.

Переключение между компаниями

Переключатель компании доступен только администратору платформы (суперпользователю) — для поддержки и обслуживания. Обычный администратор или руководитель компании работает строго в рамках своей компании и переключателя не видит.

Что дальше

• Справочники и настройки — что ещё настраивает администратор.
• Кастомные поля — добавление своих полей к сущностям.
• Настройки уведомлений — кому какие уведомления приходят.
• Печатные шаблоны — генерация документов.