Финансовые операции
Финансовая операция в LogiFlow — это единица финансового учёта: счёт, выставленный контрагенту или полученный от него, либо платёж (входящий или исходящий). Все операции собраны в разделе Финансы, где их можно создавать, фильтровать, проводить, отменять проводку, связывать между собой и выгружать.
| Роль | Доступ к разделу «Финансы» |
|---|---|
| Администратор | Полный доступ: просмотр, создание, редактирование, удаление, проводка, связывание. |
| Руководитель | Полный доступ (как у администратора). |
| Клиент | Только просмо тр своих операций — тех, где контрагентом указан он сам: счета, выставленные ему, и его оплаты. Операции по его заявке с другим контрагентом (например, счёт перевозчика) ему не видны. Создавать, редактировать и проводить не может. |
| Менеджер | Раздел не отображается. |
| Кладовщик | Раздел не отображается. |
Дальше в статье у каждого действия указано, кому оно доступно.
Два измерения операции: направление и тип документа
Это ключевой принцип, без которого финансовый модуль не понять. У каждой операции есть два независимых признака, и их нельзя путать.
1. Направление (тип операции)
- Входящий — документ пришёл к компании: поступили деньги (оплата) или компании выставили счёт (компания должна).
- Исходящий — документ ушёл от компании: ушли деньги (оплата) или компания выставила счёт (должны ей).
2. Тип документа
- Счёт — документ-начисление. Фиксирует обязательство: кто кому должен. Сам по себе денег по кассе не двигает.
- Оплата — документ-движение денег. Фиксирует факт прихода или ухода денег через конкретный счёт/кассу.
Комбинация этих двух признаков задаёт смысл операции:
| Тип документа | Направление | Бизнес-смысл |
|---|---|---|
| Счёт | Входящий | Нам выставили счёт — мы должны контрагенту (кредиторская задолженность). |
| Счёт | Исходящий | Мы выставили счёт клиенту — клиент должен нам (дебиторская задолженность). |
| Оплата | Входящий | Нам поступили деньги (например, клиент оплатил счёт). |
| Оплата | Исходящий | Мы заплатили деньги (например, оплатили услуги перевозчика). |
«Счёт» = обязательство, «Оплата» = деньги. От типа документа зависит, что именно изменится при проводке: баланс контрагента, баланс кассы или оба. Подробности — в статье Что значит «провести» операцию.
Из чего состоит операция
| Поле | Что означает |
|---|---|
| Номер | Уникальный числовой идентификатор. Присваивается автоматически и не меняется. |
| Дата оплаты | Дата хозяйственной операции (срок/дата платежа). Не путать с датой создания записи. По этой дате считается старение долга. |
| Тип операции | Входящий или Исходящий — направление (см. выше). |
| Тип документа | Счёт или Оплата (см. выше). |
| Контрагент | С кем рассчитываемся. Это либо клиент — пользователь системы, либо внешний контрагент из справочника. Заполняется ровно одно из двух. |
| Статья | Категория из справочника статей: «Перевозка», «Аренда склада», «Налоги» и т. п. |
| Счёт/касса | Откуда/куда идут деньги: расчётный счёт, касса, кошелёк. Выбирается при создании; его валюта становится валютой документа. Используется при проводке оплат (см. ниже). |
| Сумма и валюта | Денежная величина и вал юта операции. Валюту задаёт выбранный счёт-касса (отдельно её не выбирают). У счёта сумма складывается из услуг; у платежа вводится вручную. |
| Остаток (баланс документа) | Сколько по документу ещё не закрыто связями. В таблице — колонка «Остаток». У счёта это «остаток к оплате», у платежа — «остаток к разнесению». У проведённого документа изначально равен сумме и уменьшается по мере разнесения (см. Разнесение платежей). |
| Оплачен | Служебный флаг. Выставляется автоматически: операция считается оплаченной, когда она проведена и её «баланс документа» равен нулю. Вручную не редактируется. |
| Связанное отправление / заявка | Привязка к конкретной перевозке — нужна для аналитики прибыльности. |
| Основание | Ссылка на другую операцию-основание. |
| Комментарий | Свободный текст. |
| Проведено | Главный флаг учёта (см. Что значит «про вести»). |
В одной операции нельзя одновременно указать и клиента-пользователя, и внешнего контрагента — должно быть заполнено ровно одно поле. Без контрагента операцию сохранить нельзя.
Детализация счёта по услугам
У документа типа Счёт есть обязательная табличная часть с услугами — например: «Перевозка — 50 000 ₽» + «Страховка — 5 000 ₽». Каждая строка ссылается на услугу из сп равочника услуг, у строки указываются количество и цена, а сумма строки считается автоматически. Сумма счёта складывается из строк услуг (поле «Сумма» у счёта только для чтения).
В счёте должна быть минимум одна услуга — иначе документ не сохранится (нулевую сумму завести нельзя). Услуги привязаны к валюте: в списке доступны только услуги той валюты, что у выбранного счёта-кассы. Справочник услуг ведут администратор и руководитель — см. Справочники → Услуги.
Отдельного поля НДС в операции нет: налог определяется счётом-кассой, на который выставлен документ, и выделяется из суммы, а не начисляется сверху. Строка «50 000 ₽» при ставке 22% — это 40 983,61 ₽ без НДС и 9 016,39 ₽ налога. Ставка — пример; берётся та, что стоит у счёта.
Разложение «без НДС / НДС / всего» появляется в печатной форме счёта; там же оно берётся для электронной накладной. Как задаётся режим и ставка — Налоговый режим и ставка НДС.
У документа типа Оплата (Платёж) табличной части по услугам нет — его сумма вводится вручную.
Позиция счёта по тарифу
Если счёт привязан к заявке, в которой выбран тариф, позицию не нужно считать руками. Рядом с кнопкой «Добавить услугу» есть «Добавить по тарифу» — один клик добавляет строку с уже посчитанными количеством, ценой и суммой.
Кнопка доступна везде, где редактируется табличная часть счёта: в мастере создания операции (шаг «Услуги»), в окне создания счёта из заявки и в карточке счёта в режиме редактирования.
Что подставляется в строку:
| Поле строки | Откуда берётся |
|---|---|
| Услуга | Услуга, указанная в самом тарифе (выпадающего списка нет — какая именно услуга добавится, видно в подсказке кнопки). |
| Количество | Вес или объём заявки: фактическое значение, если оно проставлено, иначе заявленное. При включённом у тарифа объёмном весе берётся бо́льшая из величин «физический вес» / «объём × коэффициент». |
| Цена | Ставка тарифа, пересчитанная на одну единицу и сконвертированная в валюту счёта. |
| Сумма | Количество × цена. |
Сумма считается по снимку условий тарифа, зафиксированному в заявке в момент выбора тарифа, а не по текущему состоянию справочника: правка прайса не меняет уже выставленные счета. Курс валюты берётся на дату документа (поле «Дата платежа»), а не на сегодня. При сохранении счёта сервер пересчитывает строку заново и сохраняет вместе с ней применённый курс и его дату — чтобы позже можно было объяснить, откуда взялась сумма.
Когда кнопка недоступна — подсказка называет причину:
| Подсказка | Что делать |
|---|---|
| «Сначала выберите заявку в счёте» | Заполните поле «Заявка» на шаге «Детали». |
| «В заявке не выбран тариф» | Откройте заявку и выберите тариф. |
| «Не удалось определить услугу тарифа» | Тариф недоступен для чтения вашей роли (справочник тарифов доступен менеджеру и выше). |
| «Валюта услуги тарифа (EUR) не совпадает с валютой счёта (RUB)» | Валюта услуги должна совпадать с валютой счёта; валюта самой ставки может быть любой — она конвертируется. Выберите счёт-кассу в нужной валюте или заведите тариф с услугой в этой валюте. |
Ещё несколько отказов приходят после клика: «Позиция по этой услуге уже есть в счёте» (дважды одну услугу по тарифу не добавить), а также сообщения расчёта — «в заявке не заполнен вес/объём», «не задан курс EUR на …». Полный список — в разделе Расчёт отправки.
Изменился фактический вес заявки, курс валюты или сама ставка в справочнике — уже добавленная позиция не меняется. Документ первичен. Нужна другая сумма — исправьте строку вручную либо удалите и добавьте заново (в непроведённом счёте).
Подробно вся цепочка «тариф → заявка → счёт» описана в разделе Тариф в заявке и счёте.
Жизненный цикл операции
- Создание — операция появляется в списке со статусом Не проведено. На балансы не влияет.
- Проводка — операция признаётся состоявшейся; пересчитываются балансы (см. Что значит «провести»).
- Разнесение (для пары Счёт ↔ Платёж) — платёж закрывает счёт полностью или частично; уменьшается остаток обоих документов (см. Разнесение платежей).
- Отмена проводки («распроводка») — балансы откатываются, операция снова становится черновиком.
- Редактирование / удаление — возможны только пока операция не проведена (см. раздел ниже).
Создание операции
Доступно: администратор, руководитель. Клиент создавать операции не может.
Нажмите «Добавить финансовый документ» в левом верхнем углу раздела — откроется пошаговый мастер. Набор шагов зависит от типа документа:
- Счёт: Основное → Детали → Услуги → Файлы → Итог.
- Платёж: Основное → Детали → Файлы → Итог (без шага «Услуги»).
Если в компании настроены дополнительные поля, между «Файлами» и «Итогом» добавится шаг «Доп. инфо».
Шаг 1. Основное
- Тип документа — Счёт или Платёж.
- Тип операции — у счёта: «Входящий» / «Исходящий»; у платежа: «Приход» / «Расход».
- Дата платежа — срок/дата операции.
- Счёт / касса — выберите счёт-кассу. Его валюта автоматически станет валютой документа — отдельно валюту выбирать не нужно.
Сначала выбирается счёт-касса, и уже его валюта определяет, в какой валюте будет документ и какие услуги можно добавить (услуги привязаны к валюте). См. Счета и балансы.
Шаг 2. Детали
- Контрагент — клиент-пользователь системы или внешний контрагент из справочника (ровно один).
- Статья — категория из справочника статей.
- Сумма — у платежа вводится вручную; у счёта поле «Сумма (из услуг)» только для чтения и складывается из строк услуг (шаг 3).
- Основание — только у платежа: ссылка на счёт, который этот платёж закрывает (см. Разнесение платежей).
- Заявка и Отправление — привязка к перевозке для аналитики. Если выбрать заявку, поле «Отправление» блокируется (подставляется отправление заявки).
- Комментарий — свободный текст.
Шаг 3. Услуги (только для счёта)
Добавьте услуги кнопкой «Добавить услугу»: выберите услугу, укажите количество и цену — строка посчитает сумму, внизу будет «Всего». Сумма счёта = сумм а всех строк. Нужна минимум одна услуга (см. Детализация счёта по услугам).
Рядом есть вторая кнопка — «Добавить по тарифу»: она добавляет строку, посчитанную системой по тарифу заявки (количество, цена и сумма подставляются автоматически). См. Позиция счёта по тарифу.
Шаг 4. Файлы
Перетащите или выберите файлы (сканы счёта, акта, платёжки). Можно создавать папки. Ограничения: до 50 файлов, до 50 МБ на файл; форматы PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, JPEG, PNG, WEBP, HEIC, HEIF.
Шаг 5. Итог
Сводка по документу и два способа сохранить:
- «Создать» — сохранить как черновик (Не проведено): на балансы не влияет, можно потом отредактировать и провести.
- «Сохранить и провести» — сохранить и сразу провести (см. Что значит «провести»).
Платёж удобно создавать прямо из счёта: правый клик по счёту → «Создание на основании» → Платёж. Откроется мастер с уже заполненными полями (контрагент, основание, сумма = остаток к оплате счёта, заявка/отправление, комментарий) — останется проверить и сохранить. Аналогично из платежа можно создать счёт. После проводки такого платежа система сразу предложит разнести его по счёту — см. Разнесение платежей.
Чтобы повторный клик по «Сохранить» или сетевой сбой не создали два одинаковых документа, при создании используется механизм идемпотентности. Повтор того же запроса вернёт уже созданную операцию, а не сделает дубль. Подробнее — в разделе «Идемпотентность».
Разнесение платежей по счетам
Доступно: администратор, руководитель.
Платёж не закрывает счёт «сам по себе» по контрагенту — нужно явно указать, какой платёж гасит как ой счёт. Это и есть разнесение (связь платёж ↔ счёт). При разнесении уменьшаются «Остаток к оплате» счёта и «Остаток к разнесению» платежа на сумму связи.
Разнесение двигает только остатки документов (степень их закрытия). На баланс контрагента и баланс кассы влияет только проводка, а не разнесение. См. Что значит «провести».
Способ 1. Сразу после создания платежа на основании счёта
Если вы создали платёж на основании счёта и нажали «Сохранить и провести», система покажет окно «Связать документы?»: счёт (с остатком к оплате) → платёж (с остатком к разнесению), поле «Сумма связи» (по умолчанию — максимально возможная, не больше меньшего из остатков) и кнопки:
- «Связать» — разнести платёж на счёт на указанную сумму.
- «Пропустить» — оставить платёж нераспределённым (разнести можно позже).
Платёж, созданный вручную без основания, такого окна не вызывает.
Способ 2. Из карточки документа
Откройте документ (двойной клик в списке):
- В карточке платежа — вкладка «Связанные счета» → «Связать документ»: в списке непогашенные счета этого контрагента.
- В карточке счёта — вкладка «Связанные платежи» → «Связать документ»: в списке платежи этого контрагента с нераспределённым остатком.
Укажите сумму связи и подтвердите. Ненужную связь можно удалить — остатки вернутся.
Правила разнесения
- Связываются документы одной компании, одной валюты и одного контрагента, и оба должны быть проведены.
- Сумма связи ≤ остатка к оплате счёта и ≤ остатка к разнесению платежа.
- Когда «Остаток к оплате» счёта дошёл до нуля — счёт помечается «Оплачен».
- Один платёж можно разнести на несколько счетов, и несколько платежей — на один счёт.
- При отмене проводки счёта или платежа все его связи распускаются, а остатки документов возвращаются.
Пока счёт не закрыт полностью (счёт не оплачен или платёж не разнесён), его незакрытый остаток учитывается в дебиторке и отчётах по просрочке. Подробнее — Дебиторская задолженность.
Фильтры и поиск
Список операций можно отбирать по:
- Типу операции — входящие / исходящие.
- Типу документа — счета / оплаты.
- Статусу проводки — проведено / не проведено.
- Статусу оплаты — оплачено / не оплачено.
- Дате оплаты — диапазон.
- Контрагенту, статье, счёту/кассе, валюте.
- Отправлению, заявке, основанию, автору.
Глобальный поиск работает по всем полям; есть отдельный поиск по комментарию.
Как и в Заявках/Отправлениях: колонки можно менять местами, скрывать/показывать (кнопка «Колонки» внизу), менять и сохранять их ширину, сортировать и фильтровать по значениям. Массовое выделение строк показывает суммарные значения по выбранным операциям в разрезе валют и типов документов (счета/платежи).
Детальный просмотр операции
Двойной клик по строке открывает карточку операции. В шапке — номер, тип («Входящий счёт» / «Исходящий счёт» / для платежа «Поступление» / «Списание») и статус проводки. Состав вкладок зависит от типа документа:
- Счёт: Документ · Связанные платежи (появляется только у проведённого) · Услуги · Файлы.
- Платёж: Документ · Связанные счета (только у проведённого) · Файлы.
На вкладке Документ у проведённого документа показан блок суммы:
- у счёта — «Оплачено X (Y%)» и «Остаток к оплате»;
- у платежа — «Разнесено X (Y%)» и «Остаток к разнесению».
Внизу карточки — кнопка «Отменить проводку» (у проведённого), вверху — иконки отмены проводки, редактирования (недоступно для проведённого) и закрытия.
Действия из таблицы
Контекстное меню (правый клик)
Правый клик по строке открывает меню действий:
- Редактировать (недоступно для проведённого — сначала отмените проводку).
- Удалить (помечено «недоступно» для проведённого или связанного документа).
- Провести операцию / Отменить проводку.
- Создание на основании → Создать счёт или Платёж на основании выделенного документа (откроется мастер с предзаполненными полями).
Быстрая смена срока оплаты
Срок оплаты и комментарий можно изменить без отмены проводки. Нажмите на значение в колонке «Срок оплаты до» — откроется окно «Изменить срок оплаты» с полями «Срок оплаты до» и «Комментарий».
Это единственное изменение, разрешённое у проведённого документа: меняются только дата оплаты и комментарий. Остальные поля у проведённого недоступны (сначала отмените проводку). Доступно ролям администратор / руководитель.
Редактирование
Доступно: администратор, руководитель.
Двойной клик по строке открывает карточку операции.
Пока операция проведена, её поля редактировать запрещено — система вернёт ошибку «Невозможно редактировать проведенную финансовую операцию. Сначала отмените проводку.» Исключение — быстрая смена срока оплаты и комментария.
Правильный порядок: отмените проводку → внесите изменения → проведите заново. Автоматического «перепроведения» при редактировании нет — балансы откатываются именно на шаге отмены проводки.
Удаление
Доступно: администратор, руководитель. Удаление необратимо.
Удалить можно только операцию, которая удовлетворяет двум условиям:
- Не проведена. Проведённую операцию удалить нельзя — будет ошибка «Невозможно удалить проведенную финансовую операцию. Сначала отмените проводку.» Автоматического отката проводки при удалении не происходит — сначала распроведите вручную.
- Не служит основанием стоимости перевозки. Если счёт привязан к этапу перевозки как стоимость (Т5/Т6), сначала уберите эту связь — иначе будет ошибка «Невозможно удалить документ: на него ссылается «Стоимость перевозки (Т5/Т6)». Сначала уберите эту связь.»
При удалении операции также удаляются её прикреплённые файлы.
Удаление стирает запись из истории. Для исправления уже сданной отчётности используйте корректировку новой операцией (сторно), а не удаление старой.
Идемпотентность (защита от дублей)
При создании операций система применяет идемпотентность: к запросу прикрепляется уникальный ключ, привязанный к содержимому запроса.
Что это даёт пользователю:
- Повторный одинаковый запрос (двойной клик, повтор после таймаута, нестабильная сеть) не создаёт дубликат — возвращается результат первого запроса.
- Если по тому же ключу прислать другие данные, система это распознает и вернёт ошибку конфликта (код 409) вместо тихой перезаписи. Это защищает от незаметного искажения данных.
На практике: если при сохранении «подвисло» — можно безопа сно повторить, лишней операции не появится.
Что дальше
- Что значит «провести» операцию — главный принцип учёта.
- Счета и балансы — где видны итоговые остатки и как трактовать знак баланса.
- Дебиторская задолженность и старение — управление долгами.
- Массовые операции — проводка, отмена и выгрузка пачкой.
- Справочники — статьи, счета, валюты и услуги.
- Тариф в заявке и счёте — как ставка по перевозке превращается в позицию счёта.