Часто задаваемые вопросы
Вход и доступ
Чем входить — email или логином?
Логином. В поле «Логин» на странице входа введите логин из письма, которое пришло при создании учётки, затем пароль. У администратора, который сам зарегистрировал компанию, логин — это его email.
При входе попросили 4-значный код — что это?
Это подтверждение email. Если ваш email ещё не подтверждён, после ввода логина и пароля система отправит на него письмо с 4-значным кодом и откроет экран «Подтвердите email». Введите код — он проверяется автоматически. Если код не пришёл, нажмите «Отправить код заново» (доступно через 60 секунд) и проверьте папку «Спам». Подробно — в Вход и роли.
Где взять пароль для входа?
Пароль вы задаёте сами. Когда администратор вашей компании заводит вам учётку, на почту приходит письмо с логином и кнопкой «Задать пароль». Ссылка действует 7 дней и подходит один раз. Если письма нет или ссылка устарела — нажмите «Забыли пароль?» на странице входа или попросите администратора отправить ссылку ещё раз. Подробно — в Вход и роли.
Я забыл пароль. Что делать?
Нажмите «Забыли пароль?» на странице входа и введите логин или email — придёт письмо со ссылкой для нового пароля. Подробно — в Вход и роли.
Как сменить пароль?
Нажмите на профиль в правом верхнем углу → «Профиль» → «Сменить пароль»: введите текущий пароль, новый и повторите его. В мобильной версии — Настройки → «Пароль». После смены на почту придёт письмо «Пароль изменён».
Можно ли зарегистрироваться самостоятельно?
Зависит от того, что вы регистрируете:
- Себя как сотрудника существующей компании — нет. Вас заводит администратор компании.
- Новую компанию — да. Кнопка «Регистрация» на странице входа создаёт новую компанию вместе с учётной записью её администратора. Это для тех, кто начинает работать в LogiFlow с нуля. После регистрации потребуется подтвердить email кодом. Подробно — Регистрация.
Как выйти из системы или сменить пользователя?
Нажмите на профиль (аватар с вашим именем в правом верхнем углу) — откроется меню «Мой аккаунт» с пунктами «Профиль», «Правовые документы» и «Выйти». Отдельной команды «сменить пользователя» нет: чтобы зайти под другой учётной записью, нажмите «Выйти» и войдите заново с нужным логином и паролем.
Можно ли работать из мобильного браузера?
Да. При входе с телефона автоматически открывается мобильная версия (/mobile) с упрощённым интерфейсом — удобно для работы на складе. Старый адрес /mobile-front перенаправляет на /mobile. Для полноценной работы с финансами и аналитикой удобнее десктоп.
Поддерживается ли английский язык?
Интерфейс системы переключается между русским и английским — переключатель языка в правом верхнем углу. Эта пользовательская справка пока в основном на русском: английский перевод в процессе. Если вам срочно нужен раздел на английском — напишите в поддержку.
Интерфейс и оформление
Как поменять цветовую гамму (тему) интерфейса?
Откройте Настройки → раздел «Документы и UI» → «Тема». На странице «Цветовая схема» вы берите готовую схему — По умолчанию, Фиолетовый, Бирюзовый, Тёплый янтарь, Индиго, Малиновый или Изумруд — либо нажмите «Настроить цвета» и задайте свои цвета (основной, вторичный, инфо, успех, ошибка). Раздел «Тема» доступен всем ролям. Отдельно светлую и тёмную тему переключает тумблер в правом верхнем углу экрана. Подробно — Тема и цветовая гамма.
Я сменил цвета, но на другом компьютере их нет. Почему?
Настройки темы (режим, цветовая схема, свои цвета) хранятся локально в вашем браузере и являются персональными: они не переносятся на другое устройство или в другой браузер, не применяются к другим сотрудни кам и сбрасываются при очистке данных браузера. Это оформление интерфейса, а не настройка компании, поэтому на сервере оно не сохраняется. На телефоне (/mobile) — своя, независимая тема.
Заявки и отправления
Можно ли создать отправление без заявки?
Да. В разделе Отправления нажмите Новое отправление напрямую. Это удобно, когда машина оформляется заранее или задним числом; прикрепить заявки к отправлению можно позже.
Можно ли прикрепить одну заявку сразу к нескольким отправлениям?
Нет. Одна заявка в каждый момент прикреплена максимум к одному отправлению. Если груз клиента физически разделили на несколько машин — заведите под каждую часть отдельную заявку и прикрепите каждую к своему отправлению.
Можно ли в одном отправлении везти грузы нескольких клиентов?
Да. К одному отправлению можно прикрепить много заявок — это типовой сценарий консолидированной перевозки.
В отправлении несколько перевозчиков — как оформить?
Используйте мультимодальную перевозку: одно отправление с несколькими этапами, у каждого этапа свой перевозчик. См. Мультимодальные перевозки.
Как посмотреть, оплачена ли заявка?
В таблице Заявки есть колонка «Счёт» с иконкой-индикатором (подпись всплывает при наведении): серая — счёт не выписан, синяя — выписан, но не оплачен, зелёная галочка — оплачен. Клик по иконке открывает окно «Платежи по заявке» со списком счетов и платежей. Сумму выставленного и остаток к оплате показывают колонки «Сумма счетов» и «Долг» (доступны администратору и руководителю; долг больше нуля — красным). Колонку «Счёт» видят все роли, кроме кладовщика. Отобрать заявки по оплате можно фильтром «Счёт» («не выписан» / «не оплачен» / «оплачен»). Подробно — Оплачена ли заявка: колонка «Счёт».
Как найти заявки по описанию груза (например, только запчасти)?
Используйте текстовый фильтр по описанию: в разделе Заявки нажмите «Фильтры», выберите столбец «Описание» и введите слово — например, Запчасти. Останутся заявки, у которых это слово есть в описании (поиск идёт по подстроке и срабатывает по мере ввода). Быстрая альтернатива — строка поис ка над таблицей. Фильтр работает по тому, что вписано в поле «Описание» заявки, поэтому результат зависит от того, насколько единообразно менеджеры его заполняют. Подробно — Поиск и фильтры заявок.
Как найти заявки, не привязанные ни к одному отправлению?
В разделе Заявки нажмите «Фильтры», выберите столбец «Отправление» и отметьте вариант «Без отправления» — останутся только заявки, ещё не поставленные в рейс. Это удобно, чтобы собрать их в сборную фуру: выделите такие заявки галочками и через «Изменить статусы и отправления» привяжите к нужному отправлению. Подробно — Поиск и филь тры заявок.
Как посмотреть грузы (заявки) определённого клиента?
В разделе Заявки нажмите «Фильтры», выберите столбец «Клиент» и отметьте нужного клиента (список с поиском по имени) — таблица покажет только его заявки. Можно добавить ещё фильтры (например, по статусу или дате). Аналогично в Финансах есть фильтр «Контрагент» — операции по клиенту/контрагенту. Прямого фильтра «по клиенту» в разделе Отправления нет: отправления клиента смотрят через его заявки. Подробно — Поиск и фильтры заявок и Таблицы и фильтры.
Как посмотреть общий вес, объём или сумму по нескольким заявкам?
Отметьте нужные заявки галочками (чекбокс в колонке «Номер») — над таблицей появится панель со сводкой: количество выделенных, суммарные мест, вес и объём (заявленные и фактические), а для администратора и руководителя — ещё «Счета» и «Долг». Важно: суммируются только заявки текущей страницы списка — если нужные не помещаются, увеличьте размер страницы (15/30/50/100) или примените фильтры. Подробно — Сводка по выделенным заявкам. Такая же панель есть в разделе Финансы (сумма и остаток по выбранным операциям).
Я ошибся в статусе — можно вернуть назад?
Да, статус меняется в любую сторону. Жёстких ограничений на переходы нет (зависит от настроек компании). Просто выберите нужный статус из выпадающего списка. См. Статусы.
Кто может создавать и удалять заявки?
Заявки создаёт менеджер (внутри компании) и клиент (свои заявки). Кладовщик обновляет только статусы и комментарии. Администратор и руководитель видят заявки, но создаёт/правит их менеджер. Подробно — в Матрице прав.
Заявку удалить или отменить?
Отменить — перевести заявку в финальный статус «отменена» (если такой статус добавлен администратором в Настройки → Статусы заявок). История и связанные документы остаются. В стандартном наборе статусов отдельного «отменено» нет — его нужно завести самостоятельно. Удалить — только если запись была заведена ошибочно (тестовая, дубликат). Удаление безвозвратно.
Как изменить складской номер заявки?
Складской номер меняется через редактирование заявки. Откройте заявку (или правый клик → Редактировать), на вкладке «Информация» в блоке «Основное» найдите поле «Номер на складе» — это и есть складской номер (та же колонка «Складской номер» в таблице). Впишите новое значение и нажмите «Сохранить». В отличие от даты создания и номера заявки, складской номер вводится и правится вручную.
Можно ли изменить дату создания заявки?
Нет. Дата создания проставляется системой автоматически в момент оформления заявки и вручную не редактируется — это отметка о том, когда запись появилась в системе.
Если вас интересуют сроки доставки, а не момент создания записи, смотрите их на отправлении, к которому привязана заявка:
- Планируемая дата доставки — вводится вручную и показывает, когда груз ожидается у получателя.
- Фактическая дата доставки — заполняется вручную, когда отправление доехало; кладовщику доступно её редактирование.
Подробнее — в разделе Отправления. Заявка сама по себе даты доставки не хранит.
То же правило действует для отправления и финансовой операции — их дата создания тоже проставляется системой автоматически. У финансовой операции для датировки «задним числом» есть отдельное поле «Дата платежа», которое можно задать вручную (см. Операции); саму дату создания записи это не меняет.
Можно ли восстановить удалённую заявку, операцию или файл?
Нет. Удаление в LogiFlow безвозвратно — корзины и восстановления нет. Это касается заявок, отправлений, финансовых операций и файлов. Поэтому удаляйте записи только если они заведены ошибочно (тест, дубликат); если запись отработана, но больше не нужна — отмените её статусом или деактивируйте справочник вместо удаления. Резервные копии на стороне сервера предназначены для аварийного восстановления системы, а не для отката отдельной удалённой записи.
Можно ли изменить номер отправления?
Да. Номер отправления вводится вручную при создании и его можно поправить при редактировании отправления (доступно менеджеру и выше). В отличие от номера заявки, который присваивается автоматически, номер рейса вы задаёте сами. Уникальности номера отправления система не требует, следите за этим сами, чтобы рейсы не путались.
Тарифы и расчёт отправки
Как сделать калькуляцию перевозки?
Калькуляция, расчёт, просчёт, прикидка, тарификация, котировка — в LogiFlow это один раздел: Расчёт отправки (пункт меню слева, иконка калькулятора). Он считает стоимость перевозки по тарифу и показывает, из чего сумма получилась.
Два способа:
- По заявке — заявка уже заведена, вес и объём берутся из неё.
- Без заявки — клиент спрашивает «сколько будет 300 кг до Алматы»: вес и объём вводятся руками, заявка не нужна. Партию из нескольких мест можно посчитать по габаритам в блоке «Посчитать по местам».
Пошагово — Расчёт отправки. Чтобы сумма попала в документ, тариф нужно выбрать в самой заявке — см. Тариф в заявке и счёте.
Чем «Тариф» в заявке отличается от «Тарифного плана» в Настройках?
Это разные вещи. Тариф — ваша ставка за перевозку («1 200 EUR за 100 кг»), она ведётся в разделе Расчёт отправки → Тарифы и используется в заявках и счетах. Тарифный план — план оплаты самого сервиса LogiFlow (Стартовый / Командный / Бизнес), он в Настройки → Биллинг.
Кто может заводить тарифы?
Создавать, менять и удалять тарифы могут администратор и руководитель. Менеджер и клиент справочник видят и могут считать по тарифам, но не редактируют их. Кладовщику раздел недоступен.
Увидит ли клиент все мои тарифы?
Нет. Клиенту видны только:
- тарифы с включённым флагом «Публичный» — ваш открытый прайс;
- тарифы, проставленные менеджером в заявках этого клиента — ставку по своему грузу он и так видит в карточке заявки.
Флаг «Публичный» выключен по умолчанию, в том числе у всех тарифов, заведённых до появления этой возможности. То есть после обновления клиенты не увидели ничего сверх того, что уже было в их заявках. Подробнее — Что видит клиент.
Как открыть клиентам часть прайса?
Откройте справочник тарифов (раздел Расчёт отправки → кнопка «Тарифы»), отредактируйте нужный тариф и включите флаг «Публичный». Флаг доступен администратору и руководителю. С этого момента тариф видят все клиенты компании — в том числе те, кто по этому направлению ещё ничего не возил, — поэтому индивидуальные и договорные ставки публичными делать не стоит.
Изменил ставку в справочнике — пересчитаются ли старые заявки и счета?
Нет. При выборе тарифа в заявке его условия замораживаются (снимок), и счета считаются по ним. Чтобы применить новые условия, выберите тариф в заявке заново — см. Снимок условий тарифа.
Почему в расчёт пошло больше килограммов, чем весит груз?
У тарифа включён объёмный вес: считается бо́льшая из величин «физический вес» и «объём × коэффициент». Обе величины показаны в карточке результата — см. Расчёт отправки.
Кнопка «Добавить по тарифу» в счёте неактивна. Почему?
Наведите на неё — подсказка назовёт причину: не выбрана заявка, в заявке нет тарифа, услуга тарифа недоступна или валюта услуги тарифа не совпадает с валютой счёта. Разбор всех четырёх случаев — Позиция счёта по тарифу.
Расчёт пишет «Не задан курс EUR на …»
Курсы валют вносятся вручную. Добавьте курс на нужную дату в Настройки → Валюты → Курсы валют (подробнее). Система не считает «один к одному» и сумму не придумывает.
Финансы
Я создал операцию, но баланс не изменился. Почему?
Скорее всего, операция не проведена. В LogiFlow операция влияет на балансы только после нажатия «Провести». См. Что значит «провести».
Кто работает с финансами?
Полноценно ведут финансовый учёт администратор и руководитель — у них есть и «Финансы», и «Баланс». Клиент раздел «Финансы» тоже видит, но только свои операции: счета по его заявкам и его оплаты; раздела «Баланс» у него нет. У менеджера и кладовщика нет ни того, ни другого. См. Матрицу прав.
Что делать, если сумма в аналитике не совпадает с суммой в операциях?
Проверьте фильтр «Проведено». Аналитика учитывает только проведённые операции, а в списке операций могут быть видны и черновики. Включите «только проведённые» — цифры сойдутся.
Можно ли изменить проведённую операцию?
Через отмену проводки. Нажмите Отменить проводку — балансы вернутся к прежним значениям. Затем исправьте операцию и проведите заново. Без отмены можно поменять только срок оплаты и комментарий (быстрая смена срока). Счёт, по которому подписан Т5, распровести нельзя. Если операция уже попала в сданную бухгалтерскую отчётность — корректируйте через новую операцию-сторно, а не правкой старой. См. Отмена проводки.
Как занести оплату от клиента?
Создайте финансовую операцию: тип документа «Платёж», тип операции «Приход» (в карточке она называется «Поступление»). Контрагентом укажите клиента. Проведите. Задолженность клиента уменьшится на сумму оплаты.
Поддерживается ли мультивалютность?
Да. Каждая операция и каждый счёт имеют свою валюту. В аналитике суммы приводятся к базовой валюте компании по курсу на дату операции.
Можно ли изменить валюту счёта-кассы после создания?
Технически поле валюты у счёта редактируется, но менять валюту счёта, по которому уже проведены операции, не следует — это исказит его баланс и историю. Правильный подход: под каждую валюту заводите отдельный счёт-кассу. Валюта конкретной операции при этом должна совпадать с валютой выбранного счёта. См. Счета-кассы.
Аналитика
Что такое DSO?
DSO (Days Sales Outstanding) — средний срок оплаты дебиторки в днях. Чем меньше, тем быстрее клиенты платят. Подробно — Глоссарий аналитики.
Я вижу «Survivorship warning» в отчёте — что это?
Предупреждение, что отчёт может быть искажён в позитивную сторону, потому что в выборку не попали ещё не закрытые отправления (которые могут быть проблемными). Учитывайте это при выводах.
Можно ли построить отчёт за прошлый год?
Да, в выборе периода укажите кастомный диапазон. Отчёт построится по любым архивным да нным, доступным в системе.
Как выгрузить данные в Excel?
Экспорт доступен в таблицах данных — «Заявки», «Отправления», «Финансы». Кнопки CSV и XLSX находятся в нижней панели таблицы. Выгружается весь текущий список с учётом наложенных фильтров; в файл попадают видимые колонки (в «Финансах» — фиксированный набор колонок).
В разделе Аналитика кнопки экспорта в Excel нет — там отчёты и графики просматриваются на экране. Если нужны исходные данные, выгрузите их из соответствующей таблицы («Заявки», «Отправления» или «Финансы»).
Файлы
Какой максимальный размер файла?
Лимит зависит от категории файла, а не единый: изображения (JPG, PNG, GIF, BMP, TIFF, WEBP) — 10 МБ, документы (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX) — 25 МБ, архивы (ZIP, RAR, 7Z) — 100 МБ, прочие разрешённые типы — 50 МБ. Окно загрузки может показывать свой ориентировочный потолок, но решают серверные лимиты по категориям. Подробно — Файлы.
Можно ли поделиться файлом с человеком вне системы?
Прямую ссылку на файл LogiFlow не даёт (это сделано для безопасности). Скачайте файл и отправьте обычным способом.
Файлы безопасно хранятся?
Да. Файлы хранятся в защищённом хранилище с проверкой прав доступа на каждое скачивание. Прямые ссылки не работают.
Уведомления
Почему я не получаю email?
Проверьте: 1) папку «Спам»; 2) настройки уведомл ений в профиле — возможно, тип отключён; 3) актуальность email в учётной записи; 4) у администратора — работает ли почтовая служба для отправки писем.
Я не хочу получать письма про определённые события.
В профиле → Уведомления отключите конкретные типы. Часть уведомлений помечены как критические — их отключить нельзя, они всегда доставляются.
Биллинг и подписка LogiFlow
Почему я не могу создать заявку или сохранить изменения?
Если перестало сохраняться всё сразу, компания, скорее всего, в режиме «только чтение»: подписка приостановлена или договор прекращён. Признак — отметка «Только чтение» рядом с названием компании в верхней панели; клиент видит полосу «Изменение данных временно недоступно» с телефоном вашей компании. Просмотр и выгрузка работают, любые изменения — нет. Нулевой баланс сам по себе работу не ограничивает. Как вернуть доступ — Биллинг и подписка.
Если же не сохраняется что-то одно, а остальное работает — дело не в биллинге, а в правах или обязательных полях, см. Решение проблем.
Сколько длится пробный период?
14 дней с завершения первичной настройки компании. В пробном периоде доступно всё, баланс может быть нулевым. За 3 дня и за 1 день до конца приходит уведомление. Когда пробный период кончился: при включённом автопродлении и хватающем балансе начинается платная подписка; иначе при остатке на балансе подписка приостанавливается, а при нулевом балансе договор прекращается. Подробно — Пробный период.
Считаются ли клиенты в лимите пользователей тарифа?
Нет. Пользователи с ролью «клиент» не входят ни в лимит пользователей, ни в стоимость тарифа. Платите только за сотрудников компании — администраторов, руководителей, менеджеров, кладовщиков. Заводить клиентам отдельные учётные записи можно без оглядки на тариф.
Как пополнить баланс аккаунта LogiFlow?
Счётом: Настройки → Финансы → Биллинг → «Запросить счёт» (администратор и руководитель). Счёт с PDF выставляется сразу и приходит письмом; оплатите его банковским переводом. Деньги появятся на балансе, когда оплата поступит в LogiFlow, — не мгновенно. Подробно — Как пополнить баланс.
Что будет, если не хватит денег на продление?
Работа не останавливается: начинается грейс-период — 7 дней полного доступа. Пополнение, после которого денег хватает, продлевает подписку сразу. Если за 7 дней не продлить: при остатке на балансе подписка приостанавливается, при нулевом — договор прекращается. В обоих случаях включается режим «только чтение». Подробно — Грейс-период.
Кто в компании видит биллинг и кто может сменить тариф?
Вкладку Настройки → Финансы → Биллинг видят администратор и руководитель — оба меняют тариф, запрашивают счета, продлевают и возобновляют подписку. Менеджер, кладовщик и клиент вкладку не видят.
Как сменить тариф?
Настройки → Финансы → Биллинг → «Сменить тариф». Повышение действует сразу, с доплатой за оставшиеся дни периода; понижение — с начала следующего периода, если сотрудники и файлы уложатся в лимиты нового тарифа. В пробный период — сразу и бесплатно. Подробно — Смена тарифа.
Администрирование
Сколько пользователей можно завести?
Зависит от вашего тарифного плана. Текущее количество и лимит видны в Настройки → Финансы → Биллинг. Клиенты в лимит не входят — считаются только активные сотрудники компании. На масштабируемом тарифе сотрудника сверх лимита можно добавить с доплатой за место — см. Лимиты тарифа.
Можно ли передать роль администратора другому сотруднику?
Администратор компании сам назначить роль «Администратор» не может — её назначает LogiFlow: напишите в поддержку support@logiflow.ru. Роль «Руководитель» вы можете назначить сами — у руководителя почти все те же права.
Можно ли удалить сотрудника?
Можно, но система защищает от потери данных: удаление не пройдёт, если сотрудник связан с записями (указан менеджером/клиентом в заявках, участвует в операциях, по нему есть баланс или он создавал отправления), а также нельзя удалить последнего администратора компании. Для уволившегося сотрудника правильнее деактивация — правый клик по строке → «Деактивировать»: он сразу теряет вход, а его прошлые действия и записи сохраняются. На масштабируемом тарифе оплаченное за него место сверх тарифа остаётся за компанией до конца периода, деньги не возвращаются. Подробно — Пользователи и роли.
Можно ли удалить клиента или контрагента, по которому есть операции?
Нет. Если по клиенту или контрагенту уже есть финансовые операции или ненулевой баланс (для клиента — ещё и заявки/отправления), система удалить его не даст. Это защита связанных данных. Оставьте сторону в справочнике, если она больше не нужна; удаление доступно только для ошибочно заведённых записей и безвозвратно.
Как сделать резервную копию данных?
Резервные копии делаются автоматически на стороне сервера. Свою копию всех данных компании администратор скачивает сам: Настройки → Пользователи и система → Выгрузка данных → «Скачать все данные» — архив ZIP с таблицами Excel и файлами. Подробно — Выгрузка всех данных.
Что дальше
Если вашего вопроса здесь нет — напишите в поддержку: support@logiflow.ru или загляните в Решение проблем.