Отправления
Отправление — это фактическая перевозка груза: рейс, в котором груз физически едет из одного места в другое. Если заявка отвечает на вопрос «что и для кого везём», то отправление — «чем, по какому маршруту и когда везём».
К одному отправлению можно прикрепить одну или несколько заявок — груз каждой едет в этом рейсе. Так оформляется консолидированная (сборная) перевозка: грузы нескольких клиентов в одной машине.
Связь с заявками
- В каждый момент заявка прикреплена максимум к одному отправлению.
- Отправление может содержать много заявок — все они едут вместе (связь «один ко многим»).
- Можно создать отправление и прикрепить заявки позже, а можно собрать отправление под уже существующие заявки.
- При удалении отправления связанные заявки не удаляются — у них очищается поле «Отправление».
Вид транспорта/направление (например «авто», «Роттердам», «Турция») задаётся именно на отправлении — через справочник типов отправлений компании. От выбранного типа зависит и стартовый статус (см. ниже про авто-статус).
Что хранится в отправлении
Часть атрибутов лежит на самом отправлении, а часть — на этапах перевозки и в финансах.
Хранится непосредственно на отправлении:
- Номер — идентификатор рейса (вводится вручную при создании).
- Тип отправления — из справочника типов компании (настраивается администратором в справочниках). Типов может быть много, и они отражают направления/виды перевозки.
- Статус — из справочника статусов отправлений; статусы могут быть свои под каждый тип (см. Статусы).
- Плановая дата доставки и фактическая дата доставки.
- Комментарий (до 5 000 символов).
- Кастомные поля — если администратор настроил их для отправлений (см. Кастомные поля).
- Отдельных полей для электронной накладной в отправлении нет: свойства груза (температурный режим, опасное вещество, указания по нормам перевозки) заявляются на местах груза в заявке, пломбы — на этапе перевозки. См. Свойства груза в накладной.
- Маршрут (отправитель, получатель, адреса), перевозчик, водитель, транспортное средство и прицеп вводятся в форме отправления, но сохраняются как этап(ы) перевозки этого рейса. У простого рейса этап один; у мультимодального — несколько (см. Мультимодальные перевозки).
- Реквизиты сторон (для печатных форм и расчётов) система вычисляет из выбранных отправителя/получателя/перевозчика — отдельного поля «реквизиты» нет.
- Стоимость перевозки отражается финансовыми операциями (доход от клиентов, расход в адрес перевозчика) — отдельного поля «тариф» на отправлении нет. См. Финансовые операции. Не путайте с полем «Тариф» в заявке: там это ставка из справочника тарифов, по которой принят груз клиента.
Сроки доставки хранятся именно на отправлении, обе даты вводятся вручную:
- Планируемая дата доставки — когда груз ожидается у получателя.
- Фактическая дата доставки — когда отправление реально доехало (кладовщику доступно её редактирование).
Это не то же самое, что дата создания заявки или отправления — та проставляется системой автоматически и означает лишь момент появления записи. Отдельно: при переходе отправления в финальный статус система автоматически ставит дату окончания последнего этапа перевозки (см. ниже) — это техническая отметка для аналитики, а не поле «фактическая дата доставки».
Создание отправл ения: мастер из 4 шагов
Нажмите «Добавить отправление» в разделе Отправления — откроется пошаговый мастер. Если у компании настроены кастомные поля отправлений, между «Транспортом» и «Итогом» появится дополнительный шаг «Доп. инфо».
Шаг 1. Основное
- Номер отправления * (обязательно) — вводится вручную (например,
test123). - Тип отправления * (обязательно) — выбор из типов компании (например, «Роттердам»).
- Планируемая дата доставки и Фактическая дата доставки — по необходимости.
Под формой подсказка: «Статус будет автоматически присвоен для выбранного типа отправления».
В отличие от заявки, статус отправления при создании выбирать не нужно — система присваивает его сама:
- сначала ищется статус «по умолчанию», заданный для выбранного типа отправления;
- если для типа его нет — берётся общий статус «по умолчанию» (без привязки к типу);
- если и его нет — система подбирает подходящий статус автоматически.
Поэтому набор и стартовый статус зависят от того, какой тип отправления вы выбрали.
Шаг 2. Логистика
Блок «Логистические реквизиты» (маршрут и перевозчик):
- Отправитель и Адрес отправления (с кнопкой выбора адреса/геоточки).
- Получатель и Адрес получения (с кнопкой выбора адреса/г еоточки).
- Перевозчик.
Стороны можно выбрать из справочников (клиент, контрагент, ваше юрлицо) или ввести вручную; новых контрагентов можно создавать прямо из формы.
Шаг 3. Транспорт
В отличие от заявки, у отправления первый этап содержит транспорт:
- Водитель — ФИО и телефон (из справочника водителей или вручную).
- Транспортное средство — гос. номер, марка/модель (из справочника ТС или вручную).
- Прицеп — гос. номер прицепа (опционально).
Шаг 4. Итог
Сводка отправления (номер, тип, планируемая дата, отправитель и адрес, получатель и адрес, перевозчик, водитель, транспорт, прицеп) и поле Комментарий. Нажмите «Создать».
Из данных шагов «Логистика» и «Транспорт» формируется первый этап перевозки (LogisticLeg) отправления — уже с транспортом. Дальнейшие этапы (для мультимодала) добавляются в карточке отправления кнопкой «+ Добавить этап» (см. Мультимодальные перевозки).
Детальный просмотр отправления
Клик по строке открывает карточку «Отправление #N»: бейдж текущего статуса (со сменой), кнопка-карандаш (Редактировать), Печать (печатные формы) и Закрыть. Редактирование можно вызвать и через контекстное меню (правый клик по отправлению → Редактировать).
Карточка разбита на три вкладки.
Вкладка «Маршрут»
Карточки этапов перевозки (Этап 1, Этап 2, …). По каждому этапу видно:
- Откуда — отправитель и адрес.
- Куда — получатель и адрес.
- Перевозчик.
- Транспорт — марка и гос. номер ТС, прицеп.
- Водитель — ФИО и телефон (телефон кликабелен).
Здесь же кнопка «+ Добавить этап». Ниже — блок «Основное» (тип отправления, дата создания, плановая и фактическая дата доставки) и «Комментарий».
Вкладка «Груз»
Сводка по грузу рейса и список привязанных заявок:
- Карточки-итоги: Заявок, Мест, Вес, Объём.
- Таблица заявок: Номер, Клиент, Мест, Вес, Объём, Статус, и строка «Итого».
Клик по строке заявки открывает её карточку поверх отправления — не нужно уходить в раздел «Заявки» и искать нужный номер. Карточка открывается на просмотр: чтобы отредактировать заявку, откройте её в разделе Заявки.
Закрыли карточку — вернулись в то же отправление, на ту же вкладку.
Количество заявок, мест, вес и объём отправления не вводятся вручную — это суммы по прикреплённым заявкам:
- Заявок — число привязанных заявок;
- Мест — сумма «количества мест» заявок;
- Вес / Объём — сумма заявленных веса и объёма заявок;
- Факт. вес / Факт. объём (в таблице отправлений) — сумма фактических веса и объёма заявок.
Чтобы изменить эти цифры, меняйте данные в самих заявках (в т. ч. фактические значения по местам при приёмке). Для клиента эти суммы считаются только по его заявкам.
Вкладка «Файлы»
Документы рейса с раскладкой по папкам. Подробно — раздел Файлы ниже и Файлы в логистике.
Этапы перевозки и мультимодальность
Одно отправление может состоять из одного или нескольких этапов. Каждый этап (участок маршрута) содержит свои отправителя, получателя, перевозчика, адреса, транспорт (водитель/ТС/прицеп) и даты начала и окончания.
Дополнительные этапы добавляются кнопкой «+ Добавить этап» на вкладке «Маршрут» — так оформляется мультимодальная перевозка (например авто → ж/д → авто). Подробно — Мультимодальные перевозки.
Если этапов несколько, для этапа без даты окончания она подставляется из даты начала следующего этапа («конец предыдущего = начало следующего»). Подставляется только в пустые поля — введённые вручную значения не перетираются. Нюансы — в разделе Мультимодальные перевозки.
Статусы и жизненный цикл
Набор статусов отправлений настраивается под компанию и может быть своим для каждого типа отправления. В стандартной поставке создаётся базовый набор из 4 статусов:
| Порядок | Название | По умолчанию | Финальный |
|---|---|---|---|
| 1 | Ожидается | ✅ | |
| 2 | Загрузка | ||
| 3 | В пути | ||
| 4 | Доставлено | ✅ |
На практике компании заводят детальные статусы под направления (например «Ожидает документов», «Таможня РБ», «В пути на границу», «На складе в МСК», «В порту Роттердама», «Доставлено»). Подробно о настройке — в разделе Статусы.
Смена статуса
Статус меняется через окно «Обновить статус отправления» (поля Статус и Комментарий), которое открывается кликом по статусу в таблице или в карточке отправления.
Жёстких ограничений на переходы нет — перейти можно в любой статус и в любую сторону. Каждое изменение фиксируется в истории (кто, когда, какой статус).
Когда отправление переходит в статус с флагом «Финальный» (например, «Доставлено»):
- отправляется отдельное уведомление о доставке;
- у последнего этапа перевозки автоматически проставляется дата окончания (если пуста) — текущей датой.
Это влияет на расчёт времени перевозки в аналитике.
Список отправлений и переход к заявкам
В таблице отправлений показаны: номер, дата создания, плановая и фактическая дата доставки, статус, тип отправления, количество заявок, количество мест, вес, объём, фактический вес, фактический объём, автор и комментарий. Доступны поиск, фильтры, экспорт в CSV/XLSX и настройка колонок.
Число в колонке «Количество заявок» — это сколько заявок привязано к рейсу. Клик по этому числу открывает раздел Заявки с уже применённым фильтром по этому отправлению — удобно сразу увидеть весь его состав.
Финансы по отправлению
С отправлением связаны два типа финансовых операций:
- Доход — то, что заплатят клиенты по прикреплённым заявкам.
- Расход — то, что вы заплатите перевозчику (фактически это «тариф» перевозки).
Прибыль = доход − расход; для многоэтапной перевозки расход обычно складывается из платежей нескольким перевозчикам. Подробно — Финансовые операции и Взаиморасчёты.
Отправление нельзя удалить, если к нему привязаны заявки или есть проведённые финансовые документы. Сначала открепите заявки и разберитесь с финансами. Это защита от потери связанных данных.
Файлы
Документы по отправлению (транспортные накладные, ТТН, путевые листы, пропуска, договоры, фото груза, акты) загружаются во вкладку «Файлы» карточки отправления: drag-and-drop или выбор файлов, раскладка по папкам.
- Максимальный размер файла в окне загрузки отправления — 100 МБ (в мастере заявки окно показывает 50 МБ).
- Максимум файлов за одну загрузку — 50.
- Форматы в подсказке окна: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, JPEG, PNG, TXT.
- Поддерживается асинхронное архивирование — скачать все файлы рейса архивом можно без жёсткого лимита на их количество (архив готовится в фоне).
Числа выше — это ограничения окна загрузки в интерфейсе. На стороне сервера действуют общие правила безопасного хранилища с лимитами по категориям файла (изображения, документы, архивы) и закрытым списком форматов. Полн ые правила, форматы, доступ по ролям и принципы безопасности — в разделе Файлы в логистике.
Поиск и фильтры
- По статусу — например «отправления в пути».
- По типу отправления.
- По количеству заявок, по плановой и фактической дате доставки.
- По прикреплённым заявкам и клиентам этих заявок.
Кто что может делать с отправлением (роли)
| Действие | Администратор | Руководитель | Менеджер | Кладовщик | Клиент |
|---|---|---|---|---|---|
| Видеть отправления | ✅ своей ко мпании | ✅ своей компании | ✅ своей компании | ✅ своей компании | ⚠️ только те, где есть его заявка |
| Создавать отправление | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Редактировать отправление (полностью) | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Менять только дату доставки и комментарий | — | — | — | ✅ | ❌ |
| Менять статус отправления | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Удалять отправление | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Добавлять/редактировать этапы перевозки | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Видеть вкладки «Маршрут» и «Груз» | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ⚠️ по своим заявкам |
| Видеть вкладку «Файлы» | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ (скрыта) |
| Загружать/удалять файлы | ✅ | ✅ | ✅ | ⚠️ удалять — только свои файлы | ❌ |
| Скачивать файлы отправления | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
- Клиент видит отправление, только если в нём есть хотя бы одна его заявка, и только вкладки «Маршрут» и «Груз» (по своим заявкам). Вкладка «Файлы» клиенту не показывается. На вкладке «Маршрут» ему видны стороны, адреса и даты, но не перевозчик и не транспорт (водитель, машина, прицеп) — кто именно везёт груз, остаётся коммерческой информацией экспедитора. Ограничение действует и в интерфейсе, и в API.
- Кладовщик не создаёт и не удаляет отправления и не редактирует их целиком, но может менять статус и в карточке править фактическую дату доставки и комментарий.
- Создание, редактирование и удаление этапов перевозки доступно ролям от менеджера и выше.
Типичные ошибки при работе с отправлениями
- «Не выбирается статус при создании». Так и задумано: статус присваивается автоматически по типу отправления. Сменить его можно сразу после создания.
- «Где поле тарифа / реквизитов?». На отправлении таких полей нет: расход в адрес перевозчика оформляется финансовой операцией, ставка по грузу клиента задаётся тарифом в заявке, а реквизиты вычисляются из сторон этапа — см. callout «Маршрут, перевозчик, транспорт…».
- «Нет планируемой даты загрузки». На отправлении есть только плановая и фактическая дата доставки. Даты погрузки/выгрузки отражаются датами начала и окончания этапов.
- «Вес/мест/объём отправления неверны». Эти цифры суммируются из привязанных заявок — исправляйте данные в заявках, а не в отправлении.
- Не удаляется отправление. Проверьте, что к нему не привязаны заявки и нет проведённых финансовых документов.
- Клиент не видит свой рейс или его файлы. Клиент видит отправление только при наличии в нём его заявки; файлы рейса клиенту не показываются.
Что дальше
- Заявки — как создать запрос клиента и прикрепить его к отправлению.
- Мультимодальные перевозки — этапы перевозки и перегрузы.
- Статусы — как админ настраивает рабочий процесс и статусы по типам.
- Финансовые операции — доход и расход по отправлению.
- Файлы в логистике — форматы, лимиты и доступ.
- Электронные накладные (ЭТрН) — оформление накладной без бумаги.