Перейти к основному содержимому

Справочники и настройки

Справочники — это списки значений, которые используются в выпадающих полях по всей системе: статьи, валюты, счета, типы и статусы отправлений, транспорт, адреса. Правильно настроенные справочники избавляют пользователей от ручного ввода и обеспечивают единообразие данных.

Все справочники привязаны к вашей компании (multi-tenancy): ваши настройки не видны другим компаниям и не влияют на них.

Где находятся​

Раздел Настройки. Настраивать справочники могут администратор и руководитель (роли admin и boss).

Единого раздела «Справочники» нет

Настройки сгруппированы по областям, а не в одном списке «Справочники». Группировка раздела Настройки:

  • Логистика — Типы отправлений, Статусы отправлений, Статусы заявок, Транспорт, Водители, Адреса.
  • Финансы — Валюты, Счета, Статьи, Биллинг. Отдельно справочник Услуг открывается кнопкой «Услуги» в самом разделе «Финансы», а справочник Тарифов — кнопкой «Тарифы» в разделе «Расчёт отправки».
  • Пользователи и система — Пользовательские поля, Уведомления.
  • Интеграции — Контур.Логистика: электронные транспортные накладные (см. ЭТрН).
  • Документы и UI — Печатные шаблоны, оформление/тема интерфейса.

Финансы​

Статьи доходов и расходов​

Категории, по которым классифицируются финансовые операции: «Перевозка», «Страховка», «Аренда склада», «ГСМ», «Налоги» и т. п.

  • Статья — обязательный признак финансового документа; по статьям строятся отчёты в Аналитике.
  • У каждой статьи есть флаг Активна — закрытые статьи не предлагаются при создании новых операций, но история по ним сохраняется.
  • Статьи привязаны к компании.
Согласуйте с бухгалтерией

Не делайте слишком детально. Статьи в LogiFlow должны соответствовать тому, как ведётся учёт у вас (например, в 1С). Если нужна детализация — используйте кастомные поля.

Счета (кассы)​

Счета — это ваши расчётные счета и кассы, по которым ведётся учёт денег. Каждый счёт-касса участвует в счетах и платежах, и по каждому ведётся отдельный баланс. При создании указываются:

  • Название счёта/кассы;
  • Валюта — одна на счёт; она наследуется финансовыми документами этого счёта;
  • Налоговый режим по НДС — «Облагается НДС» / «НДС 0% (ст. 164 НК)» / «Без НДС (освобождение, УСН)». По умолчанию — без НДС;
  • Ставка НДС (%) — только для режима «Облагается НДС»; в остальных режимах поле не показывается. Подробно — Налоговый режим и ставка НДС;
  • флаг Активный.

Реквизиты (организационно-правовая форма и наименование организации, банковские реквизиты, ИНН/КПП/ОГРН, генеральный директор, главный бухгалтер, юридический и фактический адреса) заполняются после создания счёта — через редактирование, вкладка «Реквизиты». Они подставляются в печатные документы как данные вашей стороны (см. Счета и балансы → юрлица и печать).

Валюты​

Список валют, в которых ведётся учёт.

Для каждой валюты задаётся:

  • Код (например, RUB, USD, EUR);
  • Название;
  • флаг По умолчанию — базовая валюта компании (только одна);
  • флаг Активна — отключает валюту в выпадающих списках, не удаляя историю.

Курсы валют задаются кнопкой «Курсы валют» (рядом с «Добавить валюту»): для не-базовой валюты вносится курс на конкретную дату (валюта, дата, курс). На одну дату для валюты — один курс; история курсов сохраняется и доступна с фильтром по валюте и периоду.

Чего у валюты нет

У валюты нет отдельного поля «символ» (₽, $, €) и нет автообновления курса с сайта ЦБ РФ. Курсы валют ведутся вручную — как отдельные записи курса на дату. Если нужен курс, добавьте его вручную на нужную дату.

Зачем нужны актуальные курсы

В отчётах Аналитики суммы по счетам и платежам в разных валютах приводятся к базовой валюте компании по курсу на дату документа. Поэтому своевременно вносите курсы — иначе мультивалютные отчёты будут неточными.

Услуги​

Услуги — это позиции, из которых складывается сумма счёта (детализация по услугам, см. Финансовые операции). Справочник открывается кнопкой «Услуги» в левом верхнем углу раздела Финансы (окно «Управление услугами»).

У каждой услуги задаётся:

  • Наименование — уникально в рамках компании;
  • Описание — необязательно;
  • Валюта — услуга привязана к валюте: в счёте доступны только услуги той валюты, что у выбранного счёта-кассы;
  • Цена — цена по умолчанию (в строке счёта её можно изменить);
  • флаг Активна — неактивные услуги не предлагаются при создании счетов.

Услуги можно создавать, редактировать и удалять (администратор и руководитель).

Используемую услугу удалить нельзя

Если услуга уже добавлена хотя бы в один счёт или указана как «услуга по умолчанию» в тарифе, удалить её нельзя — система вернёт ошибку «Невозможно удалить услугу, так как она используется…». Чтобы убрать её из выбора, снимите флаг «Активна» — история по существующим счетам и тарифам сохранится.

Свой набор услуг на каждую валюту

Поскольку услуга привязана к валюте, для мультивалютного учёта заводите параллельные позиции: «Доставка ₽», «Доставка EUR», «Доставка USD». При создании счёта в нужной валюте подтянутся только её услуги.

Биллинг​

Раздел Биллинг — это оплата использования самого сервиса LogiFlow (не путать с финансами ваших перевозок). Здесь видно:

  • Текущий тариф — название, цена в месяц, лимиты (число сотрудников, объём хранилища), статус подписки, период и дата следующего списания, флажок автопродления.
  • Баланс — остаток, неоплаченные счета и кнопка «Запросить счёт».
  • Использование — сколько сотрудников и хранилища занято от лимита тарифа.
  • История транзакций — пополнения, списания и доплаты за пользование сервисом.

Кнопка «Сменить тариф» открывает окно выбора плана — там показаны актуальные названия, цены и лимиты. В справке список планов намеренно не продублирован: набор тарифов настраивается администратором платформы и меняется, а копия в тексте разошлась бы с тем, что вы видите на экране.

Подписка оплачивается помесячно с баланса компании: при включённом автопродлении стоимость следующего месяца списывается в конце оплаченного периода. Баланс пополняют счётом. Вкладку видят администратор и руководитель, они же меняют тариф и запрашивают счета.

Когда система уходит в режим «только чтение»

Только если подписка приостановлена или договор прекращён: данные видны, но создать или изменить ничего нельзя. Нулевой баланс сам по себе работу не ограничивает. Подробно — Биллинг и подписка.

Логистика​

Типы отправлений​

Виды перевозок, которые использует ваша компания (часто — направления: «Латвия», «Польша», «Турция»). Тип отправления выбирается при создании отправления. У типа задаются:

  • Название;
  • Максимальный вес (кг) и Максимальный объём (м³) — стандартные значения этого типа, используются как ориентир в отчётах;
  • флаг По умолчанию — этот тип подставляется при создании новых отправлений (по умолчанию может быть только один тип).

Правый клик по строке: Назначить по умолчанию, Редактировать, Удалить.

Обязательных кастомных полей на тип отправления нет

Нельзя сделать кастомное поле обязательным «для морских перевозок» или «для авиа». Кастомные поля привязываются к сущности «Отправление» целиком, а не к конкретному типу, и обязательность по типу не настраивается.

Статусы отправлений и статусы заявок​

Статусы — это этапы, через которые проходят отправления и заявки. У каждого статуса задаются:

  • Название статуса и Код статуса (например, in_transit_rt, delivered);
  • Нормативное время (ч) — расчётное (плановое) время нахождения в статусе. В отчётах сравнивается с фактическим: где были задержки, а где этап прошёл быстрее планового;
  • флаг По умолчанию — стартовый статус, который присваивается автоматически при создании (для отправлений — свой на каждый тип отправления);
  • флаг Финальный — завершающий статус процесса (например, «Доставлено», «Выдано», «Отменено»).

Ключевое различие двух справочников:

  • Статусы отправлений — свой набор на каждый тип отправления (в окне статуса есть поле «Тип отправления»). Список фильтруется по типу, по умолчанию и по финальности.
  • Статусы заявок — единый набор на всю компанию (поля «Тип отправления» нет).

Подробно о работе со статусами и смене этапов — Настройка статусов.

Транспорт (ТС и прицепы)​

Справочник транспортных средств и прицепов — чтобы переиспользовать их в заявках и отправлениях при заполнении блока логистики. Окно «Добавить ТС» — две вкладки:

  • Общие данные: Гос. номер, Марка, Модель, Тип ТС (Грузовик, Прицеп и т. п.), Тип владения (Собственный / …), Прицеп по умолчанию.
  • Характеристики: Грузоподъёмность (кг), Объём кузова (м³), Комментарий, флаг Активный.

В таблице ТС видны гос. номер, марка/модель, тип, тип владения, грузоподъёмность, объём, контрагент и активность; есть фильтры по типу ТС, типу владения и активности.

Водители​

Справочник водителей контрагентов-перевозчиков — данные используются при оформлении логистики в заявках и отправлениях. Окно «Добавить водителя» — три вкладки:

  • Общие данные: Фамилия, Имя, Отчество, Телефон, Дополнительный телефон, Email, Контрагент (перевозчик), Комментарий, флаг Активный.
  • Паспорт: серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения, дата рождения, адрес регистрации.
  • Водительское удостоверение: серия, номер, категории, дата выдачи, срок действия.

Адреса (адресная книга)​

Справочник адресов компании и клиентов с геокоординатами — для подстановки в заявки и отправления (адрес отправления/получения). У адреса задаются:

  • Тип владельца — адреса компании или адреса конкретного клиента;
  • Название (например, «Склад», «Офис», «Вокзал»);
  • Полный адрес;
  • Геокоординаты — широта (−90…+90) и долгота (−180…+180), для карт;
  • флаг Активен.
Чего в адресе нет

Поля «Контактное лицо» и «График работы» в адресной книге не хранятся. Если такая информация нужна — храните её в другом месте (например, в комментариях к заявке) или обсудите доработку с техподдержкой.

Юридические формы​

Юридические формы (Физическое лицо, Самозанятый, ИП, ООО, ОАО, ЗАО, АО, ПАО, НКО) используются при заполнении реквизитов счетов, клиентов и контрагентов.

Это фиксированный список

Список юридических форм зашит в системе и не настраивается администратором. Стандартный набор покрывает типовые случаи. Если нужной формы нет — обратитесь в техподдержку.

Поиск по БИК​

При вводе реквизитов (счёта, клиента, контрагента) есть поиск банка по БИК: вы вводите БИК, и система подтягивает название банка и корреспондентский счёт автоматически.

Поиск работает через внешний сервис (DaData). Это не редактируемый справочник банков внутри системы, а сервис автозаполнения. Если внешний сервис недоступен, используется ограниченный встроенный набор популярных банков.

Оформление интерфейса (Тема)​

Раздел Настройки → Документы и UI → Тема меняет цветовую схему интерфейса. Это личная настройка оформления — доступна всем ролям (включая клиента) и не влияет на данные.

  • Готовые палитры — выберите предустановленную схему: «По умолчанию» (стандартная), «Фиолетовый», «Бирюзовый», «Тёплый янтарь», «Индиго», «Малиновый», «Изумруд».
  • Своя палитра — кнопка «Настроить цвета» позволяет задать собственные акцентные цвета, фон и оттенки интерфейса.

Импорт и экспорт​

Массового импорта/экспорта справочников нет

Универсальной загрузки/выгрузки справочников из Excel в системе нет. Справочники заполняются через интерфейс настроек вручную. (Исключение: «Справка по переменным» печатных шаблонов выгружается в Excel — но это не справочник данных.)

Хорошие практики​

  • Активность вместо удаления. Не удаляйте записи справочников — снимайте флаг «Активна». Удаление может сломать ссылки в исторических данных.
  • Согласованность с бухгалтерией. Статьи и счета должны соответствовать вашему учёту.
  • Не плодите дубликаты. Следите за вариантами вроде «Перевозка» / «перевозка» / «Перевозки».

Что дальше​