Как проходит электронная накладная
Накладная собирается по частям: каждая сторона подписывает свою. Такая часть называется титулом. Порядок жёсткий — следующий титул нельзя подписать, пока не подписан предыдущий.
Порядок подписания
| Титул | Кто подписывает | Что подтверждает |
|---|---|---|
| Т1 | грузоотправитель | груз передан к перевозке |
| Т2 | перевозчик | груз принят к перевозке |
| Т3 | грузополучатель | груз получен |
| Т4 | перевозчик | груз сдан получателю |
Эти четыре титула — основная цепочка. В блоке ЭТрН они показаны значками Т1–Т4 со счётчиком: сразу видно, сколько уже подписано и чья очередь.
Ещё два титула касаются стоимости и оформляются после того, как груз доставлен и основная цепочка закрыта:
| Титул | Кто подписывает | Что подтверждает |
|---|---|---|
| Т5 | перевозчик | стоимость перевозки |
| Т6 | грузоотправитель | согласие со стоимостью |
Если грузоотправитель со стоимостью не согласен, он отказывается подписать Т6 и пишет причину. Документооборот на этом не заканчивается: перевозчик выставляет стоимость заново — новых редакций Т5 можно выпустить сколько нужно. Причина отказа видна в карточке накладной, отдельно её искать не нужно.
Откуда берётся сумма
В диалоге подписания Т5 сумму можно ввести руками либо выбрать счёт, выставленный клиенту. Счёт один: накладная заявляет одну стоимость, и «сложить два счёта» она не умеет.
В списке показываются только рублёвые счета, выставленные клиенту этой заявки. Валютные не показываются намеренно: в накладной валюта заявляется кодом из государственного классификатора, и приказ прямо предписывает для этой графы рубль. Предлагать выбор, который заведомо отклонят уже после подписи, было бы хуже, чем не предлагать его вовсе.
Если счёт проведён, введённая руками сумма обязана совпасть с ним: расхождение система не пропустит. Черновик счёта расхождением не считается — обязательством он ещё не является.
При подписании Т6 сумма показывается сразу в окне — та, что реально заявлена в подписанном Т5, а не пересчитанная заново. Вы соглашаетесь с тем, что стоит в документе.
Ваша компания подписывает только за те стороны, которыми является. Если вы грузоотправитель — вы подписываете Т1, а Т2 и Т3 подписывают перевозчик и получатель у себя. Система показывает, чьей подписи ждёт документ.
Титулы для нештатных ситуаций
Ещё два титула стоят вне основной цепочки и оформляются, только если что-то пошло не по плану:
| Титул | Когда нужен | Кто подписывает |
|---|---|---|
| Т7 | переадресация — груз едет другому получателю или по другому адресу | перевозчик |
| Т8 | эстафета — у того же перевозчика меняется водитель или машина | перевозчик |
Оба титула оформляются после того, как перевозчик принял груз (Т2). Верхняя граница у обоих одна — подпись стоимости (Т5): после неё государственная система такие изменения отклоняет, и действия пропадают из меню, останется только выпустить по этапу новую накладную.
У переадресации граница ближе: обычную смену получателя или адреса оформляют до приёмки груза (Т3). После Т3 переадресация остаётся возможной только в двух случаях — получатель отказался принять груз или принял его частично.
Подробнее — в разделе Исправления и нештатные ситуации.
Где это видно
В отправлении — вкладка «ЭТрН», а также блок у каждого этапа на вкладке «Маршрут».
В заявке — вкладка «ЭТрН» и блок на вкладке «Информация», с кнопкой «Подробнее».
Показано одно и то же:
- состояние накладной — черновик, в работе, завершена, в архиве;
- чья сейчас очередь — например, «Сейчас очередь: грузополучатель — принять груз»;
- кнопки действий — доступны только те, что можно сделать сейчас;
- стадия подписания — значки Т1–Т4 и счётчик подписанных;
- идентификатор накладной в государственной системе;
- документы — QR-код, печатная форма, архив документооборота.
Оператор и ГИС ЭПД — не одно и то же. Оператор может принять подпись, а государственная система документ отбраковать: тогда статус у оператора остаётся «подписано», и по нему кажется, что вс ё в порядке.
Поэтому ошибка ГИС показывается в карточке накладной отдельным красным блоком, с текстом самой ошибки. Если он появился — документ в государственной системе не принят, и одной подписи мало.
В настройках на вкладке «Список ЭТрН» — все накладные компании. Архивные вынесены отдельно, оттуда накладную можно вернуть в работу.
Жизненный цикл
- Черновик. Накладная создана в системе, но ещё не зарегистрирована. Данные можно свободно править.
- Отправлена. После подписания первого титула накладная уходит к оператору и в государственную систему. Идентификатор в ней присваивается не мгновенно — он появляется в карточке через некоторое время сам.
- В пути. Стороны подписывают свои титулы по очереди. Система показывает, чьей подписи ждёт документ.
- Завершена. Все титулы подписаны, документооборот закрыт.
- В архиве. Убрать из рабочего списка можно любую зарегистрированную накладную, не только завершённую: если документ завис и не двигается, его архивируют, чтобы не мешал. Вернуть из архива тоже можно. Черновик архивировать нельзя — его в государственной системе ещё нет.
Пока накладная — черновик, поля перевозки можно менять как угодно. После подписания титула часть данных фиксируется: они уже попали в подписанный документ. Изменить их можно только через исправление накладной — см. Исправления и нештатные ситуации.
Одна накладная на один этап
Накладная оформляется на каждый этап перевозки отдельно. Если груз едет с перегрузом — например, до склада одной машиной, дальше другой, — это две накладные, по одной на этап.
То же и со сборным грузом: развоз по точкам оформляется отдельными накладными, а общий магистральный участок — одной.
Поэтому в отправлении с несколькими этапами блок ЭТрН показывает состояние каждого этапа отдельно: свои титулы, свой статус, свои документы. Про сами этапы — в разделе Мультимодальные перевозки.
Что показывать инспектору в пути
Бумажную накладную водитель предъявлял из папки. У электронной та же роль у QR-кода.
Как это работает по ходу перевозки:
| Момент | Что происходит |
|---|---|
| Перевозчик подписал Т2 | накладная становится видна ГИБДД, формируется QR-код |
| Подписан Т7 или Т8 | QR обновляется — данные о машине и водителе изменились |
| Подписаны Т3 и Т4 | перевозка завершена, ГИБДД накладную больше не видит |
Водитель показывает инспектору QR-код с экрана или бумажную печатную форму. Инспектор считывает код своим устройством — интернет для этого не нужен.
В печатной форме QR-код уже стоит, её достаточно распечатать. Отдельная кнопка «QR-код» отдаёт анимированный код: данные накладной в один квадрат не помещаются, поэтому кадры сменяют друг друга. Такой код показывают с экрана — на бумаге он работать не будет.
Обе кнопки есть в блоке ЭТрН и на вкладке «ЭТрН» — рядом с архивом документооборота.
Работа экспедитором
Экспедитор организует перевозку чужого груза для клиента. Для накладной это отдельная роль, и путать её с ролью грузоотправителя нельзя.
Обычная перевозка. Вы везёте собственный груз или груз, который вам передали как грузоотправителю. В накладной три стороны: отправитель, перевозчик, получатель.
Экспедиторская перевозка. Груз принадлежит клиенту, а вы организуете доставку по договору экспедирования. В накладной появляется четвёртая сторона — заказчик, тот, для кого перевозка организована.
Чтобы оформить заявку так, поставьте галку «Мы экспедитор» на первом шаге заявки. Что изменится:
- поле «Клиент» станет называться «Заказчик» — это тот же человек в системе, но в накладной он занимает другое место;
- появятся поля номера и даты договора экспедирования — они попадут в накладную;
- в самой накладной добавится блок «Заказчик».
Без подключения к Контур.Логистике признак ничего не даёт — накладная не оформляется, — поэтому в заявке он не показывается. Клиентам галка недоступна в любом случае.
Экспедитор в накладной занимает место грузоотправителя с отметкой об экспедировании, а перевозчиком записывается компания, чьи машина и водитель приняли груз. Указывать экспедитора перевозчиком нельзя, и нельзя «подменять» машину субподрядчика через эстафету (Т8): эстафета меняет водителя или машину того же перевозчика, но не саму организацию.
Эти сведения попадают в подписанный титул, а закон не разрешает исправлять их редакцией. Если ошиблись — накладную придётся перевыпускать. Проверяйте галку и реквизиты договора до первой подписи.
Что нужно заполнить до подписания
Отдельно про температурный режим, опасный груз, указания по нормам перевозки и пломбы — Свойства груза в накладной.
Система проверяет данные перед отправкой и, если чего-то не хватает, показывает конкретный список. Чаще всего требуются:
- реквизиты сторон — ИНН, адреса;
- сведения о грузе — наименование, места, вес, объём;
- данные транспорта и водителя, включая номер телефона водителя;
- адреса и даты погрузки и выгрузки;
- для экспедиторской заявки — номер и дата договора экспедирования.
Если адрес погрузки или выгрузки выбран из справочника, а в самой карточке точки заполнено только краткое название («Склад №2»), система не даст оформить накладную: в графе адреса обязан стоять адрес. Откройте карточку точки в справочнике адресов и заполните поле «Адрес» — либо укажите адрес прямо в поле на этапе.
В карточке транспортного средства нужно указать, на каком праве машина у того, кто на ней везёт: собственность, совместная собственность супругов, аренда, лизинг или безвозмездное пользование. Это обязательный реквизит накладной.
Для аренды, лизинга и безвозмездного пользования дополнительно нужны реквизиты договора-основания — наименование, номер, дата и ИНН сторон. Без них ГИС ЭПД отклонит накладную.
Поле «Контрагент» в карточке отвечает на другой вопрос — чья это машина, — и основание владения не заменяет.
Именно по номеру телефона водителю доставляется документ на подтверждение. При ошибке в номере подтверждение не придёт, и накладная встанет.
Сопроводительные документы
К накладной можно приложить сопроводительные документы — например, сертификаты или паспорта качества. Они прикладываются при оформлении первого титула, пока накладная в черновике.
Ограничения оператора: не более 20 файлов и суммарно не более 20 МБ — этот же предел действует и на один файл. Подходят PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, CSV, JPG, PNG и архивы ZIP, 7Z.
Он видит саму накладную и QR-код. Если документ нужен водителю в пути, передайте его отдельно.
Если груз оформлен как контейнер, к накладной обязательно прикладывают сопроводительную ведомость — документ такой категории добавляется в тех же сопроводительных документах. Без неё государственная система отклонит подпись, и система предупредит об этом заранее.